Het domino-effect: de vier voordelen van data-integratie

Als je tegenwoordig wilt dat iets soepel verloopt, richt je je al snel tot de IT-afdeling. Logisch, want nog nooit was de rol van techniek zo groot in het bedrijfsleven. Snelheid, hogere kwaliteit en personalisatie: al deze wensen worden werkelijkheid dankzij slim gebruik van data.

Klinkt abstract? Dat vind ik ook. Daarom vertel ik in dit artikel het verhaal van Bodymat, een Waalse klant van ons die een domino-effect teweegbracht door verschillende datasystemen te laten samenwerken.

Situatieschets
Laten we allereerst eens kijken naar het bedrijf en de uitdaging. Bodymat is een overkoepelende organisatie voor (Waalse) bedrijven in constructiemateriaal zoals hout en steen. De holding bestaat uit acht verschillende vennootschappen die allemaal hun eigen activiteiten en klantenbestand beheren. Een inventarisatie van de IT-omgeving: een stabiel maar verouderd ERP, een exchange server die geen toegang geeft aan alle gebruikers en een voorzichtige vorm van Business Intelligence die nog niet volgroeid is. Dagelijks worden er grote hoeveelheden aan berichten verstuurd binnen en buiten de vennootschappen, bijvoorbeeld over aankopen, betalingen en voorraden. De CIO van Bodymat had een duidelijke missie: al deze datastromen in kaart brengen, integreren en optimaliseren.

Dominosteen 1. Beter zicht op datastromen
Tot nu toe was het onmogelijk gebleken om zicht te houden op de gegevensuitwisseling binnen de holding. Profielen van individuele klanten konden niet worden opgevraagd of waren onvolledig, terwijl andere gegevens helemaal niet geïntegreerd konden worden. Om deze problemen op te lossen en de datastromen beter op elkaar af te stemmen, richtte het management van Bodymat zich tot InterSystems. Ze besloten om zowel met het databasesysteem Caché als de Enterprise Service Bus (ESB) Ensemble aan de slag te gaan. Deze aanschaf was het startsein van een grote schoonmaak. Systemen zoals het ERP, databases en afhankelijkheden werden in kaart gebracht, waarop alle verschillende elementen werden geïntegreerd in een transparante en gecentraliseerde infrastructuur. Binnen deze structuur was direct helder welke informatie waarheen moest en kon data op verschillende plekken worden hergebruikt.

Dominosteen 2. Beter voorraadbeheer
Nu Bodymat beter zicht had op de verschillende datastromen, kon er pas echt worden geoptimaliseerd. Het voorraadbeheer was als eerste aan de beurt. Tot voorheen werd de voorraad aan het einde van iedere maand geïnventariseerd. De verwerkingstijd kostte drie dagen, waardoor niet direct kon worden ingegrepen bij een tekort of een overschot. Vanaf het moment dat Ensemble real-time gegevensuitwisseling mogelijk had gemaakt, ontstond er een zee aan mogelijkheden. Bodymat had nu direct inzicht in de situatie van hun toeleveranciers, eigen voorraden en die van hun klanten. Hierdoor konden zij de aanlevering van materiaal dagelijks bijsturen en afstemmen op de daadwerkelijke behoeften. Deze flexibiliteit had Bodymat vooral te danken aan de koppeling tussen het ERP en het TMS (Transport Management System), waardoor aan beide kanten informatie kon worden toegevoegd of bijgewerkt.

Dominosteen 3. Meer management controle
Zoals gezegd was Bodymat al bezig met Business Intelligence, maar was dit project nog niet van de grond gekomen. Gegevens werden bijgehouden in Excel, waarmee je slechts beperkt analyses kunt draaien. Bovendien kostten deze analyses veel tijd, waardoor veel cijfers rondzwierven zonder dat er wat mee gedaan werd. Nu Caché data uit alle verschillende systemen had “vrij” gemaakt, werd het maken van analyses makkelijker en sneller. Bodymat schafte een aantal Business Intelligence tools aan, zoals het MicroStrategy dashboard en Visual Insight voor rapportage. Dankzij de enorme hoeveelheid en verscheidenheid aan data kreeg Bodymat direct meer inzicht in onder andere facturen, de huidige én toekomstige situatie en het aantal verstuurde en aangekomen berichten. Deze kennis gaf hen weer meer controle over de verschillende vennootschappen en bespaarde hen tegelijkertijd een hoop tijd- en dus geld.

Dominosteen 4. Betere samenwerking tussen medewerkers
Naast alle technische en financiële voordelen veroorzaakte de data integratie ook nog een bijkomend voordeel. Vanwege de nieuwe standaarden moest data volgens bepaalde richtlijnen worden ingevoerd, wat een grote verandering teweegbracht onder de werknemers van Bodymat. Data werd zorgvuldiger ingevoerd, meer fouten werden voorkomen en individuen werden zich bewuster van hun rol in het grotere geheel. Ze merkten dat het nieuwe datasysteem hen veel werk uit handen nam en voor minder verrassingen zorgde, waardoor zij hun werk beter konden uitvoeren. Hierdoor werd de samenwerking binnen en tussen afdelingen hechter en ontstonden er nieuwe vaardigheden. Veel medewerkers schepten er plezier in uit te vinden hoe hun data invoer kon bijdragen aan betere bedrijfsprocessen, meer structuur en een lagere werkdruk. Het data integratieplan van Bodymat was dus precies op de juiste plek voelbaar: op de werkvloer!

Data integratie brengt dus veel goeds met zich mee. Niet alleen zorgt het voor meer inzicht in datastromen en meer hergebruik van gegevens: het verbetert voorraad management, draagt bij aan het succes van Business Intelligence tools én zorgt voor meer samenwerking op de werkvloer.