Breng de gegevensuitwisseling van uw zorgorganisatie op orde

De gegevensuitwisseling van uw zorgorganisatie is waarschijnlijk een complex verhaal. Gegevens over patiënten, behandelaars, zorgmedewerkers, onderzoekers en de overheid: alles komt er samen. En omdat de zorg niet stilstaat, staat de gegevensuitwisseling van uw zorgorganisatie dat ook niet. Dit betekent dat u nooit klaar bent met het verbeteren van de IT-infrastructuur van en naar uw organisatie.

Hoe houdt u het moordende verandertempo bij? En hoe haalt u het beste uit al die nieuwe oplossingen? In dit artikel vertel ik aan de hand van een drietal adviezen waar u kunt beginnen.

Spaghetti
Een van de grootste veranderingen op IT-gebied gaat over communicatie. Niet alleen praten we met veel meer mensen en partijen, ook bestaan er twintig manieren om dit te doen. Specialisten overleggen met patiënten en mailen met de administratie, die weer updates stuurt naar de huisarts, overheid en andere zorginstellingen. Patiëntinformatie wordt digitaal opgeslagen en opgevraagd op verschillende plekken, en denk ook aan de wirwar van systemen die te maken hebben met de planning en het salaris van medewerkers. Deze explosie aan communicatiestromen heeft de infrastructuur van zorgorganisaties veranderd in spaghetti. Dat is een groot probleem, omdat het geheel aan systemen hierdoor niet meer transparant is en moeilijk kan worden aangepast. En laat dat nou juist een vereiste zijn nu er zoveel nieuwe tools en applicaties worden ontwikkeld.

Advies 1. Installeer middleware
Een van de oplossingen voor deze wirwar aan data is het installeren van middleware. Deze software zorgt ervoor dat verschillende systemen op elkaar aangesloten kunnen worden. Een mooi voorbeeld is de Enterprise Service Bus (ESB) die verschillende bedrijfsapplicaties voor bijvoorbeeld HR, Finance en patiëntgegevens koppelt. Hierdoor wordt alle informatie op één plek verzamelt en kan het ook makkelijker worden hergebruikt. Zo is informatie over het rooster (HR) ook belangrijk voor de salarisadministratie (Finance). Daarnaast draagt de uitwisseling van gegevens bij aan de kwaliteit van de zorg. Zo kunnen ziektesymptomen van een cliënt via het Elektronisch Patiëntdossier (EPD) anoniem worden gedeeld met onderzoekers. Tot slot bevordert middleware de samenwerking tussen meerdere vestingen. Want hoe meer informatie gedeeld kan worden, hoe beter je kunt samenwerken!

Advies 2. Standaardiseer
Om alle verbeteringen uit de vorige alinea waar te maken, zijn wel wat aanpassingen nodig. Middleware zorgt er dan voor dat alles op elkaar wordt aangesloten; je hebt nog steeds met verschillende systemen te maken. Omdat die niet zijn ontwikkeld om te communiceren met andere systemen, zal je moeten standaardiseren. Door de communicatie tussen alle systemen en de ESB zo simpel mogelijk te houden, zorg je ervoor dat alle uiteindes aan elkaar kunnen worden ‘geknoopt’. Maar standaardisatie gaat verder dan IT. Ook de mensen die met de systemen werken, zullen moeten wennen aan een nieuwe werkwijze. Gegevens moeten op een uniforme wijze worden ingevoerd, wil de ESB ze kunnen transformeren tot bruikbare informatie. Als de ene afdeling werkt met een 0-10 puntensysteem en een andere weer met 0-5, kan informatie niet foutloos worden uitgewisseld. Iedere verandering in de IT van een zorgorganisatie komt daarom met zijn eigen culturele switch.

Advies 3. Gebruik real-time analytics
Nu de gegevensuitwisseling van uw zorgorganisatie centraal wordt geregeld en is gestandaardiseerd, is het tijd om de vruchten te plukken van de nieuwe oplossing. Daarom raad ik u aan om aan de slag te gaan met real-time analytics. Hiermee heeft u direct inzicht in de data die dagelijks in en uit gaat, waardoor u uw diensten beter af kunt stemmen op uw cliënten en medewerkers. Zo wint u meer informatie in over ziekteverloop, bijwerkingen en ziektetrends en gaan bedrijfsmatige zaken soepeler en efficiënter lopen. The Internet of Things vormt een belangrijk onderdeel van real-time analytics. Door apparaten met Wi-Fi, sensoren of beacons te verbinden aan uw systemen, kunt u zelfs zoiets simpels als een koelkast laten rapporteren over zijn inhoud. Zeker binnen de zorg biedt deze techniek veel mogelijkheden. Denk aan sensoren die beweging detecteren als de verpleegkundige even niet in de buurt is, of slimme glucosemeters die informatie over het glucoseniveau van hun drager direct toevoegen aan diens EPD.
Het updaten van de gegevensuitwisseling van uw zorgorganisatie is een flink karwei. Maar wie eenmaal de overgang heeft gemaakt, geniet op de lange termijn van veel voordelen.