ERP-complexiteit kun je niet verminderen, wel handig verbergen

ERP-systemen deden in de jaren negentig hun intrede om data en bedrijfsprocessen te integreren en te ondersteunen. ERP vervult zijn rol als transactie- en integratiesysteem nog steeds naar behoren. Anno 2014 vragen we echter meer van onze traditionele datasystemen: we willen analyses uitvoeren op basis van de grote hoeveelheden beschikbare data en hieruit betekenisvolle rapportages genereren. Aan deze stap hebben veel organisaties in de afgelopen jaren hun hoofd gestoten: ERP-systemen blijken ontzettend complex en zijn in de basis niet ontwikkeld voor analyse en rapportage. Al dan niet in samenwerking met externe leveranciers proberen bedrijven hun ERP-systemen te versimpelen. Een in mijn ogen onzinnige exercitie: ERP-systemen vormen een afspiegeling van de realiteit en die is per definitie complex. Wat zouden organisaties dan wel moeten doen om analyses op basis van data uit ERP-systemen mogelijk te maken? Een oplossing bieden die de complexiteit van het systeem verbergt!

Het vraagstuk omtrent het vereenvoudigen van ERP-systemen doet me altijd denken aan de Wet van William Ashby. Deze Britse psychiater en pionier op het gebied van systeemtheorie stelde dat de complexiteit van een besturingssysteem (in dit geval het ERP-systeem) nooit minder kan zijn dan de complexiteit van het bestuurde systeem (de processen en medewerkers). Om dit visueel te maken gebruikte hij het voorbeeld van een toneelgezelschap. De regisseur is verantwoordelijk voor het budget. Om een uitmuntende show neer te zetten, wilde hij zijn gezelschap laten optreden in prachtige kostuums. Hier hing echter een stevig prijskaartje aan. Dus wat deed hij om deze kosten te verlagen? Het aantal rollen verminderen. Niet het besturingssysteem vereenvoudigen, maar het bestuurde systeem.

Functionaliteit=complexiteit

De besturingssystemen waarover we spreken zijn de laatste jaren steeds beter geworden, maar daarmee nog complexer. SAP biedt met zijn ERP-oplossingen een zeer rijke functionaliteit met vergaande mogelijkheden tot klant specifieke aanpassingen. De (uiteraard genormaliseerde) databases van ERP-systemen bevatten vele duizenden tabellen, ontworpen met aandacht voor het vermijden van redundantie, het verzekeren van veiligheid, het toelaten van grote aantallen gebruikers, enzovoort. Dat op zich is al complex. Daarnaast kun je kiezen uit een flink aantal besturingsmethoden en –technieken en kan je eenvoudig naar wens datavelden toevoegen of aanpassen. Voeg daar nog meertaligheid aan toe en het mag duidelijk zijn dat data model complexiteit absoluut een issue is.

Zolang het ERP-systeem uitsluitend wordt ingezet als transactiesysteem heeft deze complexiteit minder nadelige invloed. Duizenden gebruikers kunnen prima werken aan honderden processen, terwijl de data keurig beschikbaar blijft. Anders wordt het echter wanneer je als organisatie de beschikbare data wilt gaan inzetten om analyses uit te voeren. Hierbij dienen grote hoeveelheden data te worden gecombineerd en gaat de complexiteit tegen je werken.

Data opnieuw structureren

Deze complexiteit ga je niet oplossen door te beweren dat complexiteit niet bestaat, maar door oplossingen te bieden die de complexiteit verbergen. En met verbergen bedoel ik de gebruiker niet lastigvallen met ingewikkelde datamodellen, maar ervoor zorgen dat hij eenvoudig en in zijn eigen jargon de door hem gewenste analyses kan doen en daarvan overzichten kan maken.

Dit betekent niet dat het ERP-systeem moet worden uitgekleed, wel dat ‘onder de motorkap’ slimme dingen met de datastructuren gedaan moeten worden, zonder dat de gebruiker dit merkt. De bestaande datastructuur die is ingericht op transactie, moet geschikt worden gemaakt voor analyse en rapportage. Het moet voor gebruikers mogelijk zijn om in milliseconden analyses uit te voeren over complexe processen, zonder dat het ERP-systeem in de basis verandert en zonder dat je “business people” IT lingo moet bijbrengen. Datacomplexiteit kun je niet verminderen, maar je kunt het wel slim verbergen waardoor het benutten van data een stuk eenvoudiger wordt.

Auteur: Jacques Adriaansen Director Every Angle Academy/Mede-oprichter Every Angle