ERP in de cloud: vraag uit de business is leading

Iaas, SaaS, PaaS. De vele definities, termen en afkortingen die in omloop zijn maken begrip van cloud er niet eenvoudiger op. Toch is cloud aan een onstuitbare opmars bezig, zowel in de infrastructuur als de toepassingen. Hoe zit het daarom met ERP in de cloud. Executive People ging daarover samen met de Dynamics user group in gesprek met gebruikers en leveranciers. Daaruit bleek dat de plaats van de IT-afdeling meer dan ooit het snijvlak is van IT en business.

Bouwmaat Nederland is gebruiker van Microsoft NAV (Navision). Peter Buenk, Coördinator Informatiemanagement bij Bouwmaat Nederland: “Wij zijn een groothandel waarvan de operatie sterk lijkt op een retailbedrijf. We hebben met Navision de hele ketenautomatisering van boekhouding en inkoop tot incasso en fulfillment geregeld. Navision verbindt de decentrale administraties, in combinatie met een verticale add on voor het retaildeel”. Ook VelopA heeft de volledige ERP-omgeving ingericht met Microsoft Dynamics, in dit geval met Microsoft AX (Axapta). Marcel Nelemans, Hoofd ICT bij VelopA: “Hiermee doen we alles, van offerte tot facturatie.”

ERP afnemen vanuit de cloud is bij beiden een onderwerp dat hun belangstelling heeft. Nelemans: “We sluiten het zeker niet uit. We kijken goed naar wat het betekent voor de business als we ERP in een cloud omgeving zouden gaan draaien. Onze visie is dat we de business zo goed mogelijk willen ondersteunen met ICT, en cloud is zeker iets waar we in dat verband naar kijken. Daarbij is het wel de vraag wat je verstaat onder cloud: is het SaaS, of is het een IaaS-oplossing? We hebben er in ieder geval voor gekozen om eerst alles te virtualiseren. In de vervolgstappen kijken we naar cloud.”

Pay per use

Die definitie van cloud is een belangrijk punt. Buenk: “Het is belangrijk om goed te bepalen waar we het over hebben. Gaat het om een publieke cloud, een private cloud, een hybride cloud? In de definitie wordt vaak gesproken over de public hosted services. Wij hebben weliswaar een gevirtualiseerd datacenter, maar dat zie ik nog niet als cloud computing.” Nelemans vult aan: “Er is een verschil tussen software en infrastructuur. Maar de kern is hetzelfde: het gaat om pay per use.”

Peter de Bruin, manager sales operations Center EMEA bij SaaS-plaza bevestigt deze visie: “Je hebt IaaS, SaaS en PaaS, waar als verzamelnaam cloud voor wordt gebruikt. Die technologische stack is echter slechts één aspect, waar het primair om gaat is het businessmodel dat er achter zit. En dat is pay as you go, pay as you use, en meegroeien met de toekomst, of je nu groeit of saneert. De technische stappen die je neemt voor het draaien van de infrastructuur in de cloud, zoals het in zetten van een Microsoft Azure cloud, zijn alleen nog maar de resources. Dat is de eerste stap. Het gaat uiteindelijk om de diensten die je erop laat draaien om gebruikers van IT te ontzorgen. En niet om ze meer werk te bezorgen.”

Nelemans: “Voor mij als IT-er is de business daarin leading. Wij hebben ervoor gekozen om met een partner naar een IaaS-oplossing te gaan met de infrastructuur. Dat pad gaan we vervolgens in samen met de business, want hun wensen zijn daarin altijd leidend, zowel voor het tempo als voor de invulling. En wat zij primair willen is flexibiliteit. Dàt proberen wij met die cloudoplossing in te vullen, zodat ze snel kunnen schakelen. Pay as you go speelt in die overweging een belangrijke rol, omdat je nu niet vooraf veel hoeft te investeren. We beginnen dus met de pay as you go infrastructuur, later volgen dan de toepassingen.”

Verschuiving

Buenk: “Ik zie in onze organisatie een verschuiving optreden in de houding tegenover de vraag waar alles draait. Als je dat een paar jaar geleden bij ons gevraagd zou hebben zou het antwoord geweest zijn 'Dat maakt zeker uit', terwijl het nu duidelijk is omgeslagen. De perceptie van cloud is de afgelopen tijd veel positiever geworden. Waar het draait maakt het niet meer uit, sterker nog, bij vernieuwing zou een SaaS-oplossing voor ons een logische keuze zijn. Dan zouden we wel eerst beginnen met het in de cloud zetten van de Office-omgeving, later komt dan ERP in beeld.

We draaien nu overigens al een BI-project via een partner in de cloud, waarbij het datawarehouse IaaS is. BI leent zich bij uitstek voor cloud.”

Astrid Hackenberg, Cloud Application Architect bij Microsoft: “We merken dat onze kanten er rijp voor zijn om de stap te maken. Steeds grotere organisaties gaan over op cloud, in de vorm van SaaS, PaaS, of IaaS, met de bedoeling de IT op te schonen. Dat past vaak in een duidelijk geformuleerde business strategie. Vooral in markten waarbij het onzeker is hoe die zich ontwikkelt is cloud een serieuze optie. Dat geeft je de mogelijkheid veel sneller te reageren bij plotselinge veranderingen. Dan zijn het operationele kosten in plaats van kapitaalinvesteringen.”

Groeien

Martin Sih, sales specialist Azure: “Wij merken dat het verschil ook te maken heeft met de visie van personen in bedrijven. Sommigen zijn de hoge aanvangsinvesteringen zat, anderen hebben te maken met grote groei. Er zijn verbazingwekkend veel bedrijven in Nederland die internationaal groeien, en dat kan cloud ondersteunen. We hebben pas te maken gehad met een bedrijf dat naar Brazilië ging en daar capaciteit nodig had. Dan kun je ervoor kiezen een Braziliaans datacenter in te schakelen via een Braziliaanse provider, maar je kunt het ook regelen vanuit Nederland met een cloud-oplossing. Je bent heel snel up and running. Dat zien we steeds meer als motivatie om cloud te nemen, overal zaken doen.”

ERP in de cloud is op dit moment nog niet volledig mogelijk, vooralsnog draait het als IaaS, nog niet als SaaS. “Daar wordt nu aan gewerkt. SaaS is namelijk in veel gevallen een standaard-oplossing, voor ERP daarentegen is vaak juist veel customisation nodig. Het is bij ERP niet one size fits all. Office bijvoorbeeld leent zich daar veel beter voor, dat is bij de meeste organisaties wel vergelijkbaar ingericht.”

Nelemans: “Wij proberen inderdaad zoveel mogelijk standaard te werken, maar je ontkomt er bij ERP niet aan om voor processen die specifiek zijn voor jouw organisatie specifieke aanpassingen te doen. Het is dus bij ons 'standaard-tenzij', met een duidelijke component 'tenzij'.”

Integratie

De Bruin: “We zien dat integratie een steeds belangrijker rol speelt, want bij veel organisaties staat de IT overal verspreid. Dit betekent dat je niet zomaar alles in de cloud kunt zetten. In praktijk kom je dus vaak uit bij een hybride cloud als oplossing.” Buenk: “Het is een transitiepad dat je gaat bewandelen, dus een hybride oplossing is inderdaad logisch. Connectiviteit en performance zijn daarin heel belangrijk. Vernieuwing en centralisatie zijn voor een organisatie kansen waarbij je goed moet bekijken hoe je dat gaat invullen.”

Hackenberg: “We zien die hybride oplossing veel. Het is heel genuanceerd. Sommige bedrijven richten hun eigen datacenter in als private cloud, wat veel meer is dan alleen virtualisatie. Hiermee kunnen interne gebruikers diensten afnemen van de infrastructuur. De terminologie is helaas nog niet altijd duidelijk, er ontstaat soms verwarring over de benamingen. Maar op korte termijn is de groei van de hybride cloud de meest waarschijnlijke optie.”

Buenk: “Wat verschuift is de behoefte aan kennis. Het wordt steeds belangrijker om niet alleen technische kennis te hebben, maar ook functionele kennis. We moeten goed weten wat de business doet. Daar moet je voor zorgen, want je kunt niet je bedrijfsmodel uitbesteden aan een ander. Je moet als bedrijf in de lead blijven, en goed weten wat er gebeurt.”

Nelemans: “Want de perceptie is weliswaar omgeslagen, maar als je ermee aan de slag gaat merk je dat de neiging bestaat een partner te kiezen die zoveel mogelijk kan verzorgen, maar daarmee maak je je wel afhankelijk. Je moet zelf het overzicht blijven houden. Dat is de toegevoegde waarde die je als IT-afdeling hebt. Je moet inzicht houden. Ik zie mezelf niet zozeer als IT-er, ik ben vooral betrokken bij de toepassingen, ik wil technologie en business met elkaar verbinden. En hoe lang is er nog onderscheid tussen business en IT?”

Sih: “We zien de vraag uit de business veel intelligenter worden, wat mensen willen halen uit de data wordt steeds geavanceerder”. Nelemans: “Die verandering hebben wij ook doorgemaakt. We werken nu op het snijvlak van business en IT. Het gaat er niet meer om dat wij bijvoorbeeld een rapport uitdraaien, we geven de afdelingen de tools om het zelf te doen.”