250.000 euro besparing op documentcreatie

Woonbedrijf Eindhoven, met 450 medewerkers en 31.000 huizen in beheer de grootste woningcorporatie in Brabant, heeft met de integratie van SAP en SmartDocuments, de document composition tool van het gelijknamige bedrijf uit Deventer, initieel 250.000 euro bespaard. ‘En dat alleen al op de kosten die we anders hadden moeten maken om 120 documenttypen in SAP aan te maken’, aldus Monique Wacht, applicatie- en database beheerder bij Woonbedrijf Eindhoven. ‘De daadwerkelijke besparing is dus nog veel groter, want de kosten voor regulier onderhoud en mutaties zijn hierin nog niet eens meegenomen.’

De koppeling die Woonbedrijf heeft gerealiseerd tussen de SmartDocuments Document Composition software en SAP op basis van XML heeft het woonbedrijf dus zeker geen windeieren gelegd. ‘En zo zijn er veel meer bedrijven en instellingen die vaak nog zwaar onderschatten wat de winsten zijn die je kunt bereiken met een goed georganiseerde output management strategie, inclusief business correspondence’, zegt directeur SmartDocuments, Marco Drost. ‘Onderzoek dat Strategy Partners Nederland vorig jaar voor ons heeft uitgevoerd heeft uitgewezen dat zo’n driekwart van de ondervraagden geen idee had van de kosten of mogelijke besparingen met uitgaande documenten op het gebied van klantcommunicatie, de zogenaamde business correspondence. Dat geeft aan dat, zeker in deze tijd waarin bedrijven op zoek zijn naar hogere efficiency en besparingen, hier nog grote kansen liggen. Een besparing van 250.000 euro is niet iets om te onderschatten, lijkt mij. Woonbedrijf Eindhoven is een prachtig voorbeeld van hoe je snel en efficiënt je uitgaande correspondentie, met in dit geval de huurders, op orde kunt krijgen en met relatief kleine investeringen grote besparingen kunt realiseren. Door de automatisering en standaardisering van het documentproces is er een directe besparing mogelijk op de kosten van documentcreatie. Uit onafhankelijk onderzoek blijkt dat door gebruik te maken van SmartDocuments 7 euro per document wordt bespaard en de consistentie en kwaliteit van de klantcommunicatie wordt verbeterd. Door een integratie van SmartDocuments met een Document Management Systee (DMS), bespaart de gebruiker ook op de (fysieke) opslag van de documenten.’