Een analoog bedrijfsproces is als opnieuw ingevroren ijs

Wellicht herkenbaar: je koopt op een warme dag een bak ijs. Onderweg naar huis verandert het ijs in een vloeibare substantie. Stop je het thuis weer in de diepvries, dan weet je zeker dat het nooit meer zo goed smaakt als het origineel. Toch is dat precies wat er gebeurt bij veel informatie-uitwisseling in het bedrijfsleven.

Neem het eenvoudige voorbeeld van bedrijfspresentaties. Aanwezigen maken druk notities op het obligate kladblok. Vervolgens werken ze het uit tot een e-mail of Word-bestand. De analoge woorden zijn dus weer omgezet naar een digitaal bestand. Dit document is nooit meer hetzelfde als de daadwerkelijke presentatie. Sterker nog, ik durf met stelligheid te beweren dat het digitale bestand behoorlijk aan kwaliteit heeft ingeboet.

Omslachtig

Hetzelfde proces vindt regelmatig plaats bij inkoopprocessen. Het inkoopsysteem genereert een inkooporder als PDF-bestand, die weer per mail terechtkomt bij de leverancier. Deze drukt de order af en voert de gegevens in zijn verkoopordersysteem in. Gesmolten ijs dus, dat weer opnieuw word ingevroren.

Vervolgens start de inkoper een sourcing project en stuurt een Excel-bestand met vragen naar leveranciers. Die vullen het in, waarna de inkoper de verschillende sheets handmatig samenvoegt tot een hoofdbestand om de proposities goed te kunnen vergelijken. We proberen onze ijsjes wederom in te vriezen naar de oorspronkelijke vorm.

IJs moet bevroren blijven

De metafoor is duidelijk: net zoals ijs niet meer opnieuw ingevroren kan worden, moeten bedrijfsprocessen digitaal blijven. Social media zijn wat dat betreft het toonbeeld van de potentiele efficiency van digitale processen en dito communicatie. Ik kan me met drie muisklikken net zo makkelijk melden bij m'n beste vrienden als bij verloren gewaande oud-studiegenoten. En die mensen zijn ook snel van mij op de hoogte, omdat ik mijn profiel steeds bijwerk met foto's en nuttige informatie.  Dat hoef ik maar één keer te doen, en iedereen ziet per direct dezelfde updates. Bovendien hebben zij ook mij snel gevonden. Efficiënter kan haast niet.

Internet heeft ons persoonlijke leven zoveel eenvoudiger gemaakt. Dit geldt echter niet voor de business. Wil je als leverancier transacties afhandelen met grote organisaties, dan moet je je eerst aanmelden bij hun systeem. Vaak via allerlei omslachtige webformulieren. En je gegevens moet je steeds bijwerken. Zowel klanten als leveranciers raken in dit proces regelmatig de weg kwijt.

Makkelijk zoeken en vinden

Er is echter een oplossing die efficiency mogelijk maakt: een digitaal bedrijvennetwerk voor zowel inkopende organisaties als de leveranciers. Leveranciers hoeven maar op één plek hun profiel bij te werken. En kopers vinden makkelijk wat ze zoeken.

Organisaties zijn in staat om namen, adressen en contactgegevens eenvoudig te synchroniseren met alle bedrijfssystemen. Ze staan immers eenduidig in een centrale database. Het uitwisselen van documenten gebeurt volledig in 'bevroren' toestand; van inkooporder tot verkooporder, van sourcing-event tot bieding. Nergens in de keten verandert de vorm door een overbodige of onhandige schakel. Alle processen blijven digitaal.

Digitale bedrijfsprocessen zijn de brandstof van de nieuwe networked economy. Mensen zijn al gewend aan sociale platforms waarop ze nieuws, updates en foto's delen met vrienden en familie, en vice versa. Samenwerking via een digitaal bedrijvennetwerk is de volgende logische stap. Dan blijft de ijs in topkwaliteit.

Ruud Willemsen, Solutions Consultant Procurement bij SAP Nederland