Ambtenaren die BI-sofware gebruiken zijn veel minder tevreden dan ontwikkelaars

ICT-dienstverlener Solipsis heeft recent onderzocht of het gebruik van business intelligence en managementinformatie als sturingsinstrument op de agenda van Nederlandse gemeenten staat. Een van de opvallende resultaten is dat er een grote discrepantie blijkt te bestaan tussen de beoordeling van de huidige systemen door ontwikkelaars (100% tevreden) ten opzichte van die door de gebruikers (37% tevreden). Verder blijkt dat hoewel 76% van de gemeenten de voortgang meet met behulp van kritische prestatie indicatoren (KPI’s ), slechts in een derde van de gevallen deze informatie daadwerkelijk wordt gebruikt voor het bijsturen van de prestaties.

Overheden, inspecties en burgers verlangen steeds meer informatie en openheid. Business Intelligence (BI)-oplossingen zorgen ervoor dat organisaties toegang krijgen tot de informatie die nodig is om vragen te kunnen beantwoorden en eventueel informatie aan burgers te verstrekken. BI ondersteunt tevens hoe het veranderingsproces eruit ziet. Waar staan we nu, waar gaan we naartoe en hoe gaan we daar komen? Voor betrouwbare BI dient echter de ‘basis op orde’ te zijn. Vanuit deze uitgangspunten heeft Solipsis een enquête gehouden onder alle gemeenten in Nederland. Onder de 29 responderende gemeenten, bevinden zich meer dan de helft van de 100.000+ gemeenten. De gestelde vragen zijn onverdeeld in drie categorieën: techniek, huidig gebruik en samenwerking.

Van de ondervraagde gemeenten geeft 76% aan op de hoogte te zijn van de huidige technieken en mogelijkheden met betrekking tot managementinformatiesystemen. Business Intelligence is bij een derde van de gemeenten onderdeel van de gemeentelijke informatie-infrastructuur. Ten aanzien van de tevredenheid over de software blijkt er een opvallend verschil in de beleving van consultants en ontwikkelaars en die van gebruikers. Van de bouwers van de systemen geeft 100% aan tevreden te zijn met de huidige software. Daarentegen zijn de gebruikers slechts in 37% van de gevallen tevreden!

De belangrijkste indicatoren die worden gemeten betreffen de afdelingen financiën en HRM. De primaire domeinen zoals sociale zaken, publiekszaken, klantcontactcenter zaken en stadsreiniging, waar vooral ook de besparingen gerealiseerd kunnen worden, krijgen nog vrijwel geen aandacht.

76% van de gemeenten meet de voortgang met behulp van indicatoren of kengetallen, maar in slechts een derde van de gevallen wordt deze informatie gebruikt voor het bijsturen van de prestaties. Bij 74% van de ondervraagden is niet bekend welke resultaten zijn gehaald met het meten van gegevens.

Het merendeel van de medewerkers wordt door de leidinggevende aangesproken op prestaties, maar in geen enkel geval worden ze hier persoonlijk voor beloond. In 38% van de gevallen wordt prestatiegericht gedrag gestimuleerd. Een ruime meerderheid geeft wel aan dat geven van feedback een belangrijk onderdeel is van de organisatiecultuur. Competence centers zijn vooral een wens en nog niet vaak gerealiseerd.

Samenwerking

Gemeenten zijn geen concurrenten van elkaar en gaan in de dagelijkse praktijk collegiaal met elkaar om. Dit bleek ook bij het uitvoeren van dit onderzoek. Een ruime meerderheid van de ondervraagden is geïnteresseerd in een samenwerkingsvorm met andere gemeenten. In de praktijk zijn er al voorbeelden van samenwerkingsvormen tussen verschillende gemeenten. Ook op het gebied van Business Intelligence is er samenwerking mogelijk; 73% denkt dat bespaard kan worden met behulp van BI. Een van de KPI’s die gemeentes vooral met elkaar zouden moeten delen is ‘Vensters voor Bedrijfsvoering’. Uit het rapport blijkt verder dat 69% denkt dat door samenwerking nog meer kan worden bespaard.

Goossen de Bruin, Directeur Solipsisgroep: “Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat veel gemeenten nog moeite hebben met het vaststellen van de juiste KPI’s waardoor de juiste stuurinformatie ontbreekt. Bovendien is nog een aantal primaire domeinen waar grote besparingen zijn te realiseren onderbelicht. Solipsis ontwikkelde in samenwerking met de Gemeente Almere een aantal standaard QlikView-dashboards voor onder andere stadsreiniging, belastingen en sociale zaken die nu ook kosteloos beschikbaar zijn voor andere gemeenten die QlikView gebruiken.”

Over het onderzoek
Het rapport is gebaseerd op de antwoorden van 29 responderende gemeenten, waaronder meer dan de helft van de 100.000+ gemeenten. Het onderzoeksrapport is beschikbaar via: http://bit.ly/12VYzc6