Visie: Batenmanagement nog in de kinderschoenen

Met het inrichten van informatiemanagement naast de bestaande IT-afdeling hebben vele organisaties de afgelopen jaren het requirement management geprofessionaliseerd. Dagelijks worden er vele businesscases opgesteld om aan te tonen dat bepaalde programma’s of projecten waarde toevoegen voor de business. Merkwaardig genoeg blijkt uit recent onderzoek dat er echter nog nauwelijks gestuurd wordt op waarde. Meten is weten, maar tussen weten en handelen ligt blijkbaar nog een hoge drempel. Goed batenmanagement biedt een groot verbeterpotentieel.

Een groeiend aantal organisaties heeft de afgelopen jaren informatiemanagement (IM) ingericht, met als doel de vraagzijde van IT te professionaliseren en in lijn te brengen met de behoeften van de business. Quint Wellington Redwood en de Universiteit van Amsterdam presenteerden onlangs hun jaarlijks onderzoek naar de ontwikkelingen rond IM. Het onderzoek constateert dat IM binnen enkele jaren een volwassen en volwaardig domein geworden is, dat de IT-afdelingen heeft verdrongen als partner van de business.

Lag de focus van IM een aantal jaren geleden nog vooral op de optimalisatie van businessprocessen, inmiddels scoren vooral de aandachtsgebieden die te maken hebben met innovatie en verandering. IM helpt de organisatie vooral bij omgaan met onzekerheid en het wendbaar maken ervan. Volgens het onderzoek doet IM dat door het actief zoeken naar informatie binnen de organisatie en het in kaart brengen van de gepercipieerde behoefte, zowel vanuit IT als vanuit de business. Deze rol impliceert dat het een van de taken van IM is om een eenduidig beeld van de beoogde toekomstige situatie naar de gehele organisatie te communiceren. Volgens het onderzoek is wendbaarheid – zowel van de business als van IT – daarbij dit jaar de grootste driver.

Op het gebied van innovatie, vernieuwingen en verbeteringen speelt IM vooral een stimulerende, faciliterende en coördinerende rol.

Het sturen op de waarde van informatievoorziening (IV) zou de afgelopen jaren meer aandacht krijgen, constateerden de onderzoekers al in 2011. In het onderzoek van 2013 is dan ook gevraagd hoe gewaarborgd is dat resultaten meetbaar zijn en worden gerealiseerd met duidelijk batenmanagement, hierbij onderscheid makend tussen beheer en projecten. De resultaten zijn enigszins teleurstellend: uit het recente rapport blijkt dat IM zich inderdaad bekommert om de kwaliteit van de dienstverlening en in vrijwel alle gevallen tevredenheidsmetingen verricht – maar dat er slechts in beperkte mate vertaling plaatsvindt naar systematische verbeteringen in de dienstverlening, terwijl juist daar de toegevoegde waarde voor de business aanzienlijk kan worden verhoogd. Lean IT als methode kan een goede kapstok zijn om focus op klantwaarde te krijgen zonder een omvangrijk kwaliteitverbeteringsprogramma op te hoeven zetten.

De onderzoekers constateren dat voor projectenin minder dan de helft van de organisaties wordt gestuurd op realisatie van de businesscase. Dus ook hier beperkte waarde.

Hoewel 70 procent van de respondenten aangeeft de waarde van goed batenmanagement te onderkennen, blijkt zich dat meestal te beperken tot ten hoogste het projectniveau en niet in een groter geheel.

Onderkenning van de waarde van goed batenmanagement is dus één, maar de integratie van batenrealisatie in de bedrijfsvoering is nog ver weg. In de inrichting van goed batenmanagement ligt dus nog een groot verbeterpotentieel.

Jan Hendriks is consultant bij Quint Wellington Redwood