IT-professional ergert zich aan informatiechaos

IT-professionals zijn het gedrag beu van collega´s die informatie onzorgvuldig opslaan, blijkt uit onderzoek van informatiemanager Iron Mountain. En dat doen medewerkers op steeds grotere schaal, omdat ze er van uitgaan dat hun IT-collega´s toch wel zullen helpen om kwijtgeraakte informatie terug te vinden. Iron Mountain adviseert daarom een integraal informatieveiligheidsbeleid, met speciale aandacht voor het correct opslaan van informatie onder eenduidige, consequente documentnamen. Dit voorkomt dat informatie zoekraakt of niet actueel is, met als gevolg een dreigende reputatieschade.

Voor het onderzoek ondervroeg Iron Mountain in een reeks diepte-interviews senior IT-professionals uit Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijki. Daaruit blijkt dat ITprofessionals de oorzaak van het lukraak opslaan van informatie grotendeels toeschrijven aan een gebrek aan de juiste IT-vaardigheden bij hun collega´s. Daarnaast zijn nonchalance, gemakzucht, slecht versiebeheer, inconsistentie in bestandsnamen en de uitdaging voor creatieve lieden om te gaan met ongestructureerde data debet aan de informatiechaos.

Meeste informatiechaoten

In Nederland beschouwen IT-professionals hun collega´s van de afdeling business development, verkoop en marketing als grootste informatiechaoten. Een productie- en ingenieursbureau met 350 medewerkers zegt hierover: “De medewerkers van de afdeling business development weten kennelijk niet hoe zij gestructureerd met informatie moeten omgaan. Zij slaan daardoor informatie op een verkeerd manier op.”

Een financiële dienstverlener met minder dan 100 werknemers, zegt: “De verkoopmedewerkers zijn nonchalant en hun losse aanpak leidt tot slordig opslaan van informatie, omdat zij ervan uitgaan dat de IT-afdeling toch alle informatie opslaat, bewaart en kan terughalen.” Echter, administratieve en operationele afdelingen gaan hier niet vrijuit. Zo geeft een horecaonderneming met meer dan 200 medewerkers aan dat er binnen de organisatie geen vaste procedure bestaat voor het opslaan van informatie, noch voor het benoemen en indexeren van gegevens, met informatiechaos als gevolg.