SAP BO Live Office still alive?

SAP BusinessObjects Live Office is een MS Office Add-on en onderdeel van de SAP BusinessObjects suite. De Add-on kan zonder extra licentiekosten naast BusinessObjects gebruikt worden en is een Add-on die al meer dan tien jaar bestaat. We zien dat deze tool bij een aantal bedrijven nog steeds ingezet wordt. In deze blog zullen we daarom eens kijken naar de voordelen en nadelen van deze tool en hoe het werkt.

Hoe werkt het?
Allereerst dient SAP BusinessObjects Live Office op elke PC geïnstalleerd te worden waar het gebruikt gaat worden. Vanaf de SAP BusinessObjects versie 4.2 SP3 is Live Office compatible met MS Office 2013/ 2016 32-bit en 64-bit. Na de installatie verschijnt er een extra menu in de MS Office applicatie. Vanuit dit menu kunnen rapport elementen uit één of meerdere WebI of Crystal Reports documenten toegevoegd worden aan een MS Office document bijvoorbeeld een PowerPoint bestand. Ook kan vanuit het Live Office direct een query gemaakt worden op een Universe. Dit laatste is echter niet aan te bevelen omdat dit minder goed te onderhouden is en niet geschikt is om veel records op te halen.

Het grootste voordeel van Live Office is dat de rapport-elementen in het MS Office document gelinkt blijven aan het rapport en de data dus altijd met één druk op de knop of (of automatisch bij openen) actueel gemaakt kan worden. Hier zijn de volgende opties voor in Live Office:
• Direct tegen de database. Achterliggende queries worden ververst tegen de database. Eventueel kan nog ingesteld worden of bij openen van het Office document dit meteen gedaan moet worden. Als het verversen van queries niet te lang duurt is dit een goede optie.
• Gebaseerd op opgeslagen data in het rapport. Een niet veel gebruikte optie die ook tot verwarring kan leiden, omdat het rapport eerst ververst en opgeslagen moet worden voordat je actuele data ziet in je MS Office document.
• Gebaseerd op de laatste Instance (laatste schedule). Een veel gebruikte optie, omdat de schedules goed te managen zijn in het BI Platform en objecten alleen vernieuwd hoeven te worden zonder dat de query op de achtergrond ververst hoeft te worden. Een variant op deze ververs mogelijk is nog om te kiezen voor de combinatie laatste Instance en user. Dit kan nuttig zijn wanneer er Row Level Security is ingericht. Met de juiste BO Accounts kan je dan heel makkelijk andere inhoud voor hetzelfde MS Office document genereren.

Delen van Live Office documenten
BO Live Office documenten kunnen gedeeld worden met andere BO gebruikers en deze BO gebruikers krijgen bij openen dan ook de actuele data op basis van de ingerichte ververs methode. Bij het delen met gebruikers die geen BO account hebben kan er een snapshot (Live Office functie) gemaakt worden van het Ms Office document. In dat geval wordt de link met BO Live Office verbroken en worden alle BO Live Office elementen statische plaatjes. Het maken en delen van het snapshot moet dan wel elke keer herhaald worden als niet BO gebruikers de laatste data willen ontvangen. Eventueel kan deze taak nog geautomatiseerd worden door derden programma’s.

Praktijkvoorbeeld
Een praktijkvoorbeeld wat we wel vaker tegen komen is dat er een PowerPoint bestand gedeeld moet worden met verschillende managers op verschillende levels die elk hun eigen commentaar willen toevoegen aan het PowerPoint bestand. In dit geval wordt de BI Data die in het PowerPoint bestand eerst gemaakt in een WebI rapport en vervolgens wordt BO Live Office ingezet om de PowerPoint te verrijken met elementen uit een WebIntelligence rapport.

Settings
Om de werking van SAP BO Live Office te optimaliseren kunnen op de BO Server nog de volgende punten geconfigureerd worden.
• Single Sign-On voor SAP BO Live Office. Zie SAP note 1646920.
• Data transfer naar Live Office via de BO Server is standaard gelimiteerd. Zie SAP note 2370812.
• De DPI resolutie van WebIntelligence grafieken is standaard niet heel hoog, waardoor plaatjes van grafieken onscherp kunnen overkomen. Zie SAP note 2583377.

Conclusie
De functionaliteit van SAP BO Live Office is in al die jaren weinig veranderd. In de laatste versie (4.2 SP6) is wel de Data tranfer tussen de BO server en Live Office iets verder geoptimaliseerd en kunnen WebI tabellen nu ook als plaatjes geïmporteerd worden. Dit laatste is handig als (voorwaardelijke) opmaak in tabellen van belang is. Het grootste nadeel van Live Office is dat het bij iedere gebruiker geïnstalleerd moet worden en dus bij upgrades daar ook weer rekening mee gehouden moet worden. Als Live Office alleen maar gebruikt wordt als dump om data in Excel te krijgen dan raad ik het af. Als alternatief kan dan beter het WebI document gescheduled worden naar Excel of proberen om het eindproduct in Excel na te bouwen in een rapport. Een goede reden om Live Office wel te gebruiken is, als het WebI rapport al min of meer het eindproduct is, maar het toch in een MS Office formaat moet omdat er door verschillende personen nog opmerkingen en of handmatige data aan toegevoegd moeten worden.