Stibat optimaliseert bedrijfsprocessen met BI Office van Pyramid Analytics

Business Intellligence is een steeds belangrijker middel voor organisaties om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en datagedreven beslissingen te kunnen nemen. Stibat (Stichting Batterijen) uit Zoetermeer koos voor BI Office van Pyramid Analytics om een datawarehouse te realiseren met gebruiksvriendelijke dashboards en eenvoudige rapportages.

Stibat organiseert de inzameling en recycling van afgedankte batterijen in Nederland. De non-profit organisatie werd in 1995 opgericht door batterijenproducenten en -importeurs om aan de wettelijke inzamel- en recycleverplichtingen te voldoen. Voor de financiële verantwoording en de logistieke taak van het legen van de karakteristieke inzameltonnen zijn complexe analyses van grote hoeveelheden data noodzakelijk. Stibat deed deze analyses voorheen met een combinatie van verschillende databasesystemen en Excel-spreadsheets. Totdat Stibat besloot dat deze werkwijze drastisch vernieuwd moesten worden. Er was een uniform datawarehouse nodig dat gebruiksvriendelijke analyses en rapportages ondersteunde. Samen met implementatiepartner Caesar Experts werden al binnen zes weken de eerste resultaten geboekt met een nieuw BI-platform op basis van BI Office van Pyramid Analytics.

Inefficiënte processen en werkwijzen
Het inzamelen van afgedankte batterijen is behoorlijk complex. Zo werkt de stichting met zes vrachtwagens die dagelijks in Nederland langs de ruim 24.000 inleverpunten rijden. Anneloes van Huuksloot, bij Stibat verantwoordelijk voor Monitoring & Databeheer, en Inge Vliegenthart, de door Stibat ingehuurde projectleider van iTopia, werken sinds enige jaren samen aan de informatievoorziening binnen de organisatie. Van Huuksloot: “Voorheen haalden we al onze data door middel van query’s uit allerlei verschillende systemen, waaronder SQL-databases en Exact. Die gegevens moesten vervolgens op verschillende manieren bij elkaar worden gebracht in Excel-spreadsheets. Dat werkte wel, maar het was heel arbeidsintensief, en gaf meer kansen om fouten te maken.”
In lijn met de professionalisering van Stibat werd besloten dat er behoefte was aan een nieuw systeem. “We zijn toen met vier partijen in gesprek gegaan, die elk een verschillende BI-oplossing aanboden. We waren het meest gecharmeerd van Pyramid Analytics. Niet alleen het product sprak ons aan, maar ook de leverancier overtuigde ons. Caesar Experts had zich goed ingelezen en voorbereid, en kon ons ter plekke dashboards laten zien die aansloten op onze behoefte.”
De look & feel en de gebruiksvriendelijkheid van Pyramid Analytics was volgens Vliegenthart vergelijkbaar met desktop BI-oplossingen. BI Office viel echter met name op door het feit dat ook gebruikers met minder technische kennis ermee konden werken. “Met alternatieve BI-tools kun je vaak onder de motorkap zelf nog veel verbanden leggen tussen tabellen”, zegt Vliegenthart. “Je kunt doordoor soms foute combinaties maken, bijvoorbeeld als je een bepaalde dimensie met een ‘measure’ combineert die er absoluut niet bij hoort. Dan krijg je onzin. Pyramid Analytics werkt via een data-cube systeem, waardoor we eigenlijk geen fouten kunnen maken.”  



Dashboards
Vervolgens gingen Van Huuksloot en Vliegenthart als projectteam binnen Stibat aan de slag om de bestaande rapportages en Excel-spreadsheets te vertalen naar nieuwe online dashboards in Pyramid Analytics. “Dat ging eigenlijk heel soepel”, zegt Vliegenthart. “We werkten met scrum in korte sprints van twee weken, en leverden regelmatig dashboards op. Zo hadden we al binnen zes weken een groot deel van onze oude werkwijze geautomatiseerd in de nieuwe dashboards.”
Binnen een half jaar kon Stibat volledig overstappen op het nieuwe BI-platform en de oude werkwijzen achter zich laten. “Het project is door Caesar Experts binnen budget en binnen de tijd opgeleverd”, zegt Vliegenthart. “Dat gebeurt niet veel bij BI-projecten. Echt perfect.”
Het nieuwe BI-proces van Stibat is gebaseerd op een datawarehouse dat is gemodelleerd volgens de Data Vault-methodiek. Elke nacht worden de gegevens uit de verschillende databasesystemen in het datawarehouse bijgewerkt, waardoor elke medewerker de volgende dag met BI Office zijn persoonlijke actuele dashboards kan bekijken en analyses kan doen.
Van Huuksloot: “Onze medewerkers krijgen nu alle belangrijke data die ze gewend waren uit hun Excel spreadsheets, maar dan in nieuwe dashboards. Die data is betrouwbaar en ze kunnen ook doorklikken om extra informatie te bekijken of analyses te doen.”


Trendanalyses
Op basis van de vele data die Stibat verzamelt, worden ook voorspellingen gedaan over haar toekomstige inkomsten. “Via een externe partij laten wij aan de hand van wiskundige modellen de verkoop van nieuwe batterijen voorspellen”, legt Vliegenthart uit. “Dat bepaalt hoeveel batterijen we moeten inzamelen en zo kunnen we zien of we de komende tijd genoeg inkomsten hebben. Wij hopen ons platform binnenkort te gaan upgraden naar BI Office versie 6, want daarin zit ook de mogelijkheid om dit soort trendanalyses te doen. Caesar heeft de eerste tests gedaan op basis van historische data, en dit blijkt heel goed te werken.”


Altijd actuele dashboards

Stibat heeft door het gebruik van Pyramid Analytics BI Office grote stappen gemaakt op het gebied van professionalisering. Alle bedrijfsinformatie is nu beschikbaar in gebruiksvriendelijke dashboards. “De efficiëntie van de bedrijfsprocessen van Stibat is door het gebruik van Pyramid BI Office enorm toegenomen”, zegt Vliegenthart. “Het verzamelen en integreren van gegevens uit verschillende systemen was voorheen een belangrijke bottleneck.”
Nu dit proces is geautomatiseerd kan zij veel meer tijd besteden aan proactieve analyses, waarmee betere managementbeslissingen genomen kunnen worden. Medewerkers kunnen nu volledig via self-service analyses doen op basis van de beschikbare data.
Van Huuksloot: “Onze mensen zitten door de dashboards van Pyramid Analytics veel meer bovenop onze data en de processen, en kunnen sneller ingrijpen als er iets niet goed gaat. Het proces is efficiënter, betrouwbaarder en gebruiksvriendelijker geworden. Eigenlijk alleen maar voordelen.”