Versnippering van informatie is belangrijk struikelblok voor kenniswerkers

Informatie nodig hebben en het niet kunnen vinden: een steeds vervelender probleem voor kenniswerkers. Veelorganisaties, van grote multinationals tot kleinebureaus, weten niet hoe ze de enorme hoeveelheid aan informatie eenvoudig beschikbaar kunnen stellen aan hun medewerkers. Het gaat daarbij lang niet altijd om big data en ongestructureerde bronnen, vaak is de interne informatie ook moeilijk toegankelijk. Dit probleem komt onder andere door de opkomst van mobiel werken. Onderweg of thuis kan het knap lastig zijn om bedrijfsinformatie in te zien en te verwerken. Een belangrijk struikelblok daarbij is het feit dat interne informatie vaak totaal versnipperd opgeslagen is (laptop, netwerk, tablet, Document Management Systeem, papieren archief) en daarom niet zomaar beschikbaar is.

Een tweede probleem is dat de informatie, ook wanneer het op één plek verzameld staat, vaak versnipperd wordt aangeboden. Met andere woorden: de informatie staat wel op één plek, maar is niet gestructureerd, niet herkenbaar of niet relevant. Een voorbeeld waar iedereen zich wat bij voor kan stellen is de elektronische leeromgeving, zoals die in het onderwijs wordt gebruikt. Docenten plaatsen daar allerlei informatie enlesmateriaal in verschillende formats,zoals pdf, Powerpoint, Word en Excel. Vaak wordt er daarbij niet of nauwelijks gelet op relevantie, kwaliteit, samenhang en bruikbaarheid van het materiaal. Het probleem wordt nog groter wanneer belangrijke informatie die wél in de elektronische leeromgeving zou moeten staan, er niet wordt opgezet. Wellicht komt dat omdat het systeem hier nog niet uitnodigend genoeg voor is.Voor scholieren en studenten is het echter belangrijk om vanaf iedere plek, op een interactieve manier, in de bronnen te kunnen zoekenen het juiste lesmateriaal te vinden, zonder daarbij gehinderd te worden door het format, de kwaliteit of de wijze van opslag.

Welke oplossingen zijn er nu voor het toegankelijk maken en georganiseerd aanbieden van informatie die nu versnipperd is? Hoe kun je kenniswerkers door het doolhof van informatie wegwijs maken?Vijf tips voor iedereen die beschikbare informatie maximaal wil kunnen benutten:

1)        Denk goed na over het doel: wie moet op welk moment en op welke wijze toegang hebben tot welke informatie? Het informatiesysteem is geen doel op zich.

2)        Houd het eenvoudig: niet alle informatie hoeft te worden ontsloten. Het gaat om focus en prioriteiten, die het doel helpen realiseren. Ook in dit geval geldt het Pareto-pricipe: met 20% van de informatie wordt al 80% van het doel gerealiseerd.

3)        Herkenbaarheid: zorg dat de informatie, wanneer die wordt ontsloten, ook herkenbaar is. Niets is zo frustrerend als informatie die niet kan worden herkend en gerelateerd aan andere informatie. Denk bijvoorbeeld aan een gebruiksaanwijzing zonder vermelding van het typenummer, lesmateriaal zonder vermelding van het vak of een brief zonder afzender.

4)        Relevantie: zorg dat de te ontsluiten informatie relevant is, bijvoorbeeld door na te gaan of de informatie inmiddels niet is ingehaald door de tijd. De houdbaarheidsdatum van relevante informatie wordt immers steeds korter.

5)        Expertise: schakel indien nodig een partij in die bewezen kennis en expertise bezit. Daarbij gaat het niet om het leveren van een systeem, maar om het realiseren van het doel, het toegankelijk maken van informatie. Goede referenties betekenen daarbij meer dan een goede presentatie.

Snel de juiste Informatie kunnen vinden wordt een voorwaarde voor het succes van toekomstige generaties. De hoeveelheid beschikbare informatie wordt steeds groter, de tijd om met die informatie iets te doen steeds korter. Een generatie die goed informatie kan zoeken is er al; nu nog de partijen die informatie voor deze generatie goed toegankelijk kunnen maken.

Ed Hoogreef, Xerox Nederland