Integratie van businessprocessen en IT leidt tot 'megafication' op Curacao

Ook in de Caraïben is een verandering gaande in de manier waarop IT wordt ingezet. Winkelketen Kooyman is een van de bedrijven die hard bezig is om een strategische visie te formuleren op IT. Kern van die transitie is ‘megafication’, het omzetten van het winkelgedeelte van de bestaande kleinere vestigingen naar megastores.

Het hoofdkantoor van Kooyman op Curacao oogt modern en voelt zoals de winkels: bruisend en open. Het bedrijf is een bekende organisatie op de Nederlandse Antillen en is inmiddels bijna 75 jaar oud. Ooit begonnen als timmerfabriek is de leverancier van bouwmaterialen inmiddels marktleider op het gebied van ‘building materials en home improvement’. De derde generatie Kooyman is nog steeds actief in het bedrijf, waardoor juist het ‘dna’ van het familiebedrijf is geborgd.

De organisatie is verdeeld over vier eilanden en zes filialen, en de ambitie om deze regionaal te laten doorgroeien de komende jaren is zeer aanwezig. De klantenkring is divers, en op kleine eilanden is het strategisch waardevol om ‘groot’ te willen zijn, zonder deze diversiteit van de klantenkring uit het oog te verliezen.  Met een bewust oog op risicospreiding door zich te richten op verschillende markten. De resultaten zijn goed: sinds 2002 is het bedrijf verdrievoudigd in omzet en de kredietcrisis is voor een groot deel langs het bedrijf heen gegaan. De omzet is evenredig verdeeld: vijftig van de omzet uit Curacao, de andere vijftig procent verdeeld over de andere eilanden.

De strategie, zegt Herbert van der Woude, CEO van Kooyman, is gevormd rondom de kern: ‘Megafication’: het omzetten van het winkelgedeelte van de bestaande kleinere vestigingen naar megastores van ongeveer 4500 m2 in  de operationele bedrijfsvoering. En verder een ‘drive-thru’ voor het afhalen van bouwmaterialen, wat een zeer belangrijk onderscheidend vermogen van Kooyman is gebleken.

Standaardisatie business processen

De groei van Kooyman betekende dat het noodzakelijk werd uniformiteit aan brengen in de bedrijfsprocessen. Indien deze verdere professionalsering rondom processen niet op tijd doorgevoerd zou worden, zou dit, volgens de directie van Kooyman, uiteindelijk de groei gaan afremmen. In het ‘dna’ van Kooyman zit ‘continous improvement’ versleuteld waardoor deze ambities snel vertaald konden worden naar concrete handvatten. Het werd een ‘jas’ die steeds beter ging zitten. Eind 2009 zijn ze daarmee gestart en in 2011 is een business proces manager aangenomen om deze procesverbeteringen inhoudelijk vorm te geven. Regie vanuit deze rol is fundamenteel gebleken en vanuit het verbeter- en realisatieproces bleek IT een cruciale factor te zijn.

Business & IT alignment

Tijdens de standaardisatie van de processen is gebleken dat de samenwerking tussen Business en  IT veel meer waarde oplevert voor de organisatie. Heel veel procesverbeteringen hebben een IT component  die anders, en vaak beter, ingericht kunnen worden.  Bij Kooyman is de visie dat IT de business processen moet ondersteunen en op den duur, vanuit bijvoorbeeld procesinnovatie, zelf met mogelijke vernieuwingen kan komen. Daarom wordt nu ook gezocht naar iemand die de rol van CIO kan invullen. IT wordt de ruggengraat van Kooyman, waarbij business en IT elkaar versterken om marktkansen te benutten.

Belangrijke thema's waar IT een sleutelrol in speelt zijn bijvoorbeeld Big Data en Mobile. In de winkels van Kooyman wordt immers veel klanteninformatie verzameld die ingezet kan worden in gerichte campagnes. De vraag hoe je dit organiseert en met welke tooling vormt het ‘hart’ van Big Data. Het is zaak de informatie interpretabel te maken en daar verschillende strategieën omheen te bedenken. Dit geldt ook voor ‘mobile’ en specifieker ‘mobile crm’, waar het aankoopgedrag van de bezoeker aan de winkels van Kooyman al in een vroeg stadium geïnformeerd kan worden door allerlei mobiele toepassingen en incentives.

Door Danny Frietman