Toucan Toco: Vijf manieren waarop Business Intelligence verandert in 2021

Elke beslissing die in een bedrijf wordt genomen, moet bijdragen aan een positieve uitkomst. Er is geen ruimte meer voor verzet, afwachten, of beslissingen op gevoel. Bedrijven moeten zich aanpassen en snel reageren. Dit vraagt om datagedreven beslissingen en gemakkelijke inzichten uit data.

Yann Toutant, country manager Benelux bij Toucan Toco, specialist in data storytelling, ziet vijf manieren waarop Business Intelligence verandert zodat iedereen in een organisatie in staat gesteld wordt om datagedreven beslissingen te nemen.

1. Dagelijkse KPI-inzichten, op elk device
Bedrijven zijn eraan gewend om KPI's op kwartaalbasis te analyseren. Door de uitdagingen die het afgelopen jaar ontstonden, bleek dit echter niet voldoende: organisaties hebben nu behoefte aan wekelijkse, of zelfs dagelijkse analyses en communicatie voor broodnodige inzichten en bijsturing. Dit betekent een hogere productiesnelheid van rapportages. Niet alle organisaties zijn hier al op voorbereid. Zeker wanneer rapportages nog worden opgemaakt in Excel en via PowerPoint of mail worden gedeeld, ontstaat vertraging. Dit onderstreept de behoefte aan BI-tools, waarin inzichten bovendien real time beschikbaar moeten zijn, op alle devices.

2. Snackable data
IT-afdelingen, BI-tools en data experts maken de in een organisatie aanwezige data  beschikbaar voor de rest van de organisatie. Deze data worden als een gigantisch all-you-can-eat-buffet gepresenteerd, met een overvloed aan opties. Door de enorme keuze verliezen de eindgebruikers van die data echter het overzicht. Ze verdrinken in data en, naarmate de complexiteit ervan toeneemt, worstelen om prioriteiten te stellen en actie te ondernemen. Wat zij eigenlijk willen, is een snack in plaats van een buffet: een op hun behoefte afgestemde portie op een door hen zelf te bepalen moment.
Hierin is context cruciaal. Door alleen de belangrijkste informatie beschikbaar te maken en deze in de juiste context te visualiseren, kan iedereen in één oogopslag zien wat de prestaties zijn.

3. Eén scherm, één inzicht
In het dagelijks leven zijn mensen gewend aan het gebruik van apps zoals Uber en Spotify. Deze zijn zo intuïtief vormgegeven dat gebruikers niet getraind hoeven te worden in de werking ervan. In het bedrijfsleven worden echter nog gigantische rapporten en enorme Excel-bestanden gebruikt die een groot zoekplaatje vormen. Deze manier van datapresentatie leidt niet tot (snelle) inzichten. Een effectieve datapresentatie moet dus net zo intuïtief zijn als de apps die we dagelijks gebruiken. Een duidelijke regel daarbij is ‘één scherm, één inzicht’.

4. Focus op datacommunicatie
Ondanks moderne analyse- en BI-platforms zijn inzichten uit data niet gecontextualiseerd, gemakkelijk te consumeren of bruikbaar voor de meerderheid van de zakelijke gebruikers. Dit komt doordat business intelligence tools zijn gebouwd voor data exploratie, niet voor datacommunicatie. Datacommunicatie is de laatste stap in de data-uitdaging van organisaties. Het doel is om eindgebruikers te voorzien van één specifiek inzicht, waarbij eenvoud het sleutelwoord is. Data storytelling maakt dit mogelijk door context toe te voegen aan datavisualisatie, zodat inzichten uit data gemakkelijk en organisatiebreed beschikbaar worden.
De bedrijven die erin slagen inzichten uit data op zo’n manier te communiceren naar de eindgebruikers dat zij tot handelen worden aangezet, hebben meer kans succesvol te zijn.

5. Afname van dashboard-gebruik
Het gebruik van dashboards en rapporten gericht op visuele verkenning nam meer dan 20 jaar toe, maar neemt de laatste tijd juist af. Dashboards zijn complex en niet gemaakt voor gebruikers die geen analist zijn. Er is behoefte aan een duidelijkere vorm van communicatie, waarin de focus verschuift van data-analisten naar de eindgebruikers van data. Dashboards worden daarom vervangen door meer geautomatiseerde en consumentgerichte ervaringen in de vorm van dynamische dataverhalen. Deze plaatsen data in context om zo te zorgen voor inzichten en analyse bij de eindgebruiker. Dit verandert de manier waarop en waar gebruikers omgaan met inzicht monitoring en analyse.

In 2021 moet elke beslissing datagedreven zijn en moeten alle medewerkers snel toegang hebben tot data. Doordat datavisualisatie en datacommunicatie eindgebruikers steeds meer te bieden hebben, verwacht Toutant dat organisaties de data die zij tot hun beschikking hebben nog beter weten te benutten en onverwachte inzichten kunnen blootleggen.