Onderzoek ABBYY: kwart medewerkers stapt op vanwege gebrekkige processen

Een op de twee kantoormedewerkers vindt het moeilijk om taken uit te voeren als gevolg van inefficiënte bedrijfsprocessen. Een op de vier overweegt hierdoor zelfs om ontslag te nemen. Dat blijkt uit een onderzoek dat ABBYY, specialist in Digital Intelligence, vorige maand heeft laten uitvoeren door Opinium Research. ABBYY concludeert: om competitief te blijven moeten bedrijven task mining in combinatie met process intelligence-software in huis halen.

Door de wereldwijde pandemie werden veel mensen verplicht om thuis te werken, wat bedrijven en hun IT-afdelingen als nooit tevoren onder druk zette. Voor veel bedrijven was het plots hoog tijd om het thuiswerk degelijk te organiseren en ervoor te zorgen dat de technologische middelen daarvoor beschikbaar waren. Tegelijk ontdekten ze dat het van cruciaal belang was om te weten op welke vlakken ze inefficiënt waren en hoe ze dat konden oplossen. Daarbij bleek dat digitale werknemers niet alleen nuttig zijn voor het automatiseren van processen, maar ook op andere vlakken hun waarde konden bewijzen.

Enkele van de voornaamste resultaten uit het onderzoek zijn:
• Nagenoeg één op de twee kantoormedewerkers vindt het moeilijk om zijn of haar taken uit te voeren als gevolg van inefficiënte bedrijfsprocessen. Een op de vier wil daardoor zelfs ontslag nemen.
• Gevraagd welke tools hun job makkelijker kunnen maken, waren de top-antwoorden: communicatiemiddelen (70 procent), process mining (43 procent) en AI (3 procent).
• Circa 46 procent van de deelnemers aan het onderzoek getuigden dat ze hulp hadden gekregen van zogenaamde digitale collega’s, doorgaans software robots voor robotic process automation (RPA), en dat ze daar tot twee uur per dag mee aan de slag gaan.
• Zij die met digitale werknemers samenwerken vinden dat die vooral van pas komen bij het sorteren en klasseren van documenten. Wie zo’n digitale collega op zijn of haar verlanglijstje heeft staan, zou die graag inzetten om papieren documenten te digitaliseren, hen te herinneren aan taken en documenten te klasseren.
• Zowat 64 procent van de bedrijven hebben tijdens de lockdown voor het eerst snel nieuwe technologieën en werkwijzen omarmd om de stress van het vele thuiswerk te verlichten.

Combinatie task mining en process intelligence-software
Organisaties vinden het nog altijd lastig om verschillende soorten content – zoals documenten, formulieren, beelden en e-mails – snel en accuraat te verwerken. Bepaalde informatie in een document terugvinden, gegevens invoeren, en ervoor zorgen dat documenten het juiste traject afleggen langs verschillende afdelingen: het vergt nog vaak heel wat manuele tussenkomsten. Uit het onderzoek blijkt dat de respondenten succes wisten te boeken met 76 procent van de tools die worden gebruikt om processen te verbeteren, documenten te digitaliseren en nieuwe klanten te registreren.

“In 2020 is digitale transformatie tegelijk de normaalste zaak van de wereld geworden én versneld uitgerold”, concludeert Maxime Vermeir, Head of Customer Innovation bij ABBYY. “Veel organisaties zagen zich verplicht om hun technologische uitrusting te moderniseren, zodat zakendoen op afstand mogelijk werd. Nu we steeds vaker technologie inzetten om vanuit huis te werken, samen te werken met collega’s op verschillende locaties, en ons leven online te leiden, is dit van cruciaal belang – wellicht ook nadat Covid-19 bedwongen zal zijn. Om tegemoet te komen aan allerlei nieuwe eisen, lange-termijnoplossingen te kunnen ontwikkelen, en competitief te blijven in deze nieuwe werkomgeving zullen bedrijven nieuwe technologieën – zoals task mining in combinatie met process intelligence-software – in huis moeten halen. Daarmee kunnen ze al hun gegevens, interacties en operaties digitaliseren, zodat ze gemakkelijk gebruikt kunnen worden in intelligente automatiseringsplatformen.”

Aan de Global COVID-19 technology and business processes survey namen 4.000 kantoormedewerkers deel uit de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Duitsland, verspreid over meer dan twintig verschillende sectoren.