MDM ingezet bij vervanging legacy-systemen

Grote bedrijven die al jaren data verzamelen in legacy systemen, gebruiken Master Data Management (MDM) om hun belangrijkste gegevens veilig te stellen. Dat blijkt uit gesprekken met klanten van MDM-leverancier Stibo Systems tijdens het evenement Information Management, 3 september jongstleden in Kopenhagen. Zeker als de oude systemen niet meer voldoen, blijkt MDM een life-saver, maar het vervangen van de legacy en het veilig stellen van de data kost meer tijd dan de meeste bedrijven willen.

Het inzetten van data om het bedrijfsresultaat te verbeteren, krijgt bij steeds meer bedrijven prioriteit. Alleen zijn de systemen waarin de gegevens nu zijn opgeslagen, vaak oud en gedateerd, zo werd duidelijk tijdens het evenement Information Management dat Stibo Systems in samenwerking met Platon Deloitte organiseerde. De systemen worden inflexibel en bieden alleen inzicht in processen. De belangrijkste gegevens over producten en klanten worden vaak nog steeds rondgestuurd met behulp van spreadsheets.

Om te kunnen blijven groeien en efficiënt te blijven werken, wordt Master Data Management steeds vaker ingezet. Master Data Management is een business gedreven praktijk waarbij master data, de gegevens die verbonden zijn met de kernactiviteiten van een bedrijf, centraal in één systeem worden samengebracht en beheerd. De Deense softwareleverancier Stibo Systems levert zo'n systeem aan een groot aantal bedrijven wereldwijd en heeft inmiddels ook meerdere grote  bedrijven in de Benelux die het systeem hebben geïmplementeerd of gaan implementeren. Denk bijvoorbeeld aan bol.com, Philips, Rituals, Landal Greenparks en Office Depot.

IC Companys brengt data in PIM

IC Companys, een Scandinavische modeketen die met brands als Peak Performance en By Malene Birger ook actief is in Nederland, vertelde tijdens het evenement hoe hun e-commerce systeem niet meer flexibel kon meegroeien met het bedrijf. De merken die onder IC Companys hangen, konden hun online aanbod niet meer optimaal presenteren. Tegelijk met het vernieuwen van het e-commerce systeem werden andere oplossingen in gebruik genomen, zoals het Warehouse Management Systeem, Order Management en Product Information Management (PIM).

Het PIM-systeem, waarvoor de MDM-oplossing STEP van Stibo Systems wordt gebruikt, wordt de basis van alle systemen en master data. De gegevens uit de oudere e-commerce oplossing werden eerder per spreadsheet doorgestuurd, niemand had makkelijk toegang tot de informatie en in het oude systeem kon slechts beperkte informatie verwerkt worden. Die gegevens worden nu veilig gesteld in het PIM-systeem. IC Companys begint zoals veel bedrijven met productdata, en zal daarna ook andere typen data in het MDM-systeem onderbrengen.

Het overzetten van de data neemt veel tijd in beslag, want het verzamelen en veilig stellen van data is stap één. Het koppelen van de juiste systemen kost meer tijd dan gewenst. Toch heeft IC Companys sinds mei 2014 flinke stappen gemaakt, vooral omdat ze al veel inzicht hadden in hoe de data gestructureerd moest worden. Nu moet de verbinding met sales en marketing nog gemaakt worden, waar eind 2014 mee begonnen wordt.

MDM is een strategisch business onderwerp, omdat het de time-to-market voor product- en marketingmanagers verkort en hun meest cruciale data verbindt, verbetert en veilig stelt. Het werk wordt voornamelijk gedaan door de IT-afdeling. Zij doen de data immigratie, leggen de relaties en weten welke systemen gekoppeld moeten worden. De IT-afdeling zorgt voor een basis waarmee de business haar bedrijfsresultaat kan verbeteren en snel kan groeien.

Anne van den Berg