Bedrijfsbreed inzicht in cijfers

Inzicht krijgen in de eigen prestaties en in de ontwikkelingen in de markt. Dat was de uitdaging waar zoetwarenfabrikant Cloetta enkele jaren geleden voor stond. Bekende merken van het oorspronkelijk Zweedse bedrijf zijn onder andere Red Band, Venco en Sportlife. Met kantoren en fabrieken door heel Europa had Cloetta als fusieorganisatie te maken met een versnipperde IT-omgeving, waardoor het lastig was om snel de juiste informatie te vinden om rapportages mee te maken. Cloetta besloot om de informatievoorziening van de hele organisatie te standaardiseren. Informatica speelt hierin een belangrijke rol.

Binnen Cloetta ontstond ongeveer vier jaar geleden de wens om bedrijfsbreed een BI-oplossing te implementeren. Op dat moment waren er nog vijf verschillende ERP-systemen (waaronder M3 van Lawson) in gebruik en in iedere vestiging werd met een andere BI-tool gewerkt. Het koppelen van de informatie was onbegonnen werk. Han van Bijnen, senior IT manager, is verantwoordelijk voor het standaardiseren van de informatievoorziening bij Cloetta. “Een paar jaar geleden was het verzamelen van data nog een dagtaak. Vanuit de vier regio's werden de rapporten naar het hoofdkantoor in Zweden gestuurd, waar iemand de rapportages moest samenvoegen. Een erg arbeidsintensief proces. Hier wilden we anders mee omgaan. We moesten zorgen dat alle gegevens uit de verschillende data-bronnen bij elkaar werden gebracht, zodat we daar rapportages mee konden maken. Daarnaast is sturen op cijfers voor Cloetta een belangrijk aspect. We willen onze beslissingen baseren op betrouwbare rapportages.”

Data-integratiesoftware

Na een grondig vooronderzoek en bezoeken aan verschillende leveranciers, heeft Informatica op verzoek van Cloetta een 'proof of concept' gedaan. Informatica is een internationale aanbieder van data-integratiesoftware. Onder de indruk van de mogelijkheden heeft Cloetta  gekozen voor een samenwerking met Informatica. Cloetta wilde één Europese IT-organisatie realiseren, met één ERP-systeem en één BI-oplossing. Informatica PowerCenter is een belangrijk onderdeel geworden van het proces om alle IT te standaardiseren. PowerCenter wordt gebruikt om bedrijfskritische dataprocessen te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering. Door de implementatie van deze oplossing kan Cloetta nu data uit verschillende systemen samenbrengen in een centraal datawarehouse. Deze data kan eenvoudig ontsloten worden via bijvoorbeeld QlikView. Zo kunnen bijvoorbeeld financieel managers, marketeers en verkopers aan- en bijgestuurd worden op basis van de stuurcijfers in de dashboards.

Business

Van Bijnen is blij met de standaardisatie van de IT- en de BI-infrastructuur. “We kunnen op iedere vraag vanuit de organisatie snel anticiperen, en dat is een groot voordeel. Op het moment dat we klaar zijn met het vullen van het datawarehouse, is 90 tot 95 procent van de data geschikt om direct te gebruiken in dashboards.” Volgens Sofie Hönen, solution architect BI, biedt de nieuwe situatie voordelen voor de business. “Voor de business is Informatica belangrijk omdat we niet alleen M3-data, maar ook andere databronnen ontsluiten zodat ze die kunnen gebruiken in dashboards. Het verrijken van de M3-data, noemen we dat. De business werkt bijvoorbeeld met een 'demand-forecast'-systeem om de verkoop te plannen en een financiële planningstool om een inschatting van de kosten te maken. Het grootste verschil met vroeger is dat we minder tijd kwijt zijn met het zoeken naar de juiste cijfers, maar dat we de tijd kunnen besteden aan het analyseren van de cijfers. Hierdoor zijn we we in staat meer beslissingen te nemen op basis van betrouwbare data.”

Het inzicht in de verkoop van de producten is groter geworden. Hönen: “Nu we werken met QlikView, kunnen we de verkoopprestaties per merk en soort uitsplitsen en de data analyseren. Het effect van bijvoorbeeld sales promotions op de gewone verkoop, per groep, per individuele klant en per product kunnen we nu in kaart brengen. We kunnen op tijd bijsturen; er gaan geen weken overheen.”

Verschil met vroeger

Het verschil met de situatie van een paar jaar geleden is groot. Rapporteren kostte teveel tijd. Het was ingewikkeld en tijdrovend om de juiste gegevens te vinden voor het maken van een goede rapportage. Hönen: “Voorheen waren we vooral bezig met het zoeken van de broodnodige data, maar nu het maken van een rapportage niet meer zo lastig is, kunnen we echt gaan spelen met de data. Dit levert nieuwe inzichten op en daardoor kunnen we pro-actief beslissingen nemen. Het is mogelijk om meer tactische en strategische beslissingen te nemen. In onze BI-tool Qlikview kun je inzoomen tot op het laagste niveau. Het zorgt voor een overzichtelijk maar toch zeer gedetailleerd beeld.”

Hönen en Van Bijnen voorzien een groei van de mogelijkheden van BI. Hönen: “In de business is behoefte aan rapportages van M3-data, verrijkt met data uit andere bronnen, zoals de applicaties die we in combinatie met M3 gebruiken. Door meer bronnen te gebruiken in de rapportages, worden de analyses beter. De komende jaren willen we ook meer gebruik gaan maken van marktcijfers in onze rapportages, bijvoorbeeld de cijfers van Nielsen. Daarnaast zullen we veel meer gaan doen met persoonlijke consumenteninformatie en data vanuit de social media. Van Bijnen ziet hierin kansen voor Cloetta. “Wij verkopen onze producten aan supermarkten en tankstations, dus tot nu toe houdt ons inzicht in de data op, op het moment dat wij de producten aan een winkel verkocht hebben. Met de data van bijvoorbeeld sociale media is het mogelijk om rechtstreeks informatie van de consument te krijgen. Het is interessant om die gegevens te koppelen aan onze eigen sales-cijfers. Zo kunnen we de resultaten zien van acties die we op de sociale media houden. Die informatie is voor een bedrijf als Cloetta heel waardevol.”

Dat business-intelligence belangrijk is, is voor Cloetta wel duidelijk. Van Bijnen: “Onze CEO Bengt Baron noemde een van onze dashboards niet voor niets ‘een geschenk’. Voor het eerst heeft hij bedrijfsbreed inzicht in de cijfers.”

(MV)