Permanente ‘BI-loop’ bij Dujardin Foods

'Business-IT alignment' is een uitdaging voor elke organisatie die business intelligence wil laten renderen. Eerst nadenken over welke managementinformatie nodig is en waar de gegevens vandaan moeten komen, is dan een absolute voorwaarde voor deze business-IT afstemming. Dat betekent ook dat BI géén afzonderlijk project is, zoals maar al te vaak in de praktijk gebeurt. Dujardin Foods, producent van diepvriesvoeding, heeft reeds bij de aanvang van de implementatie van het nieuwe ERP-systeem de informatiebehoefte in kaart gebracht. Het resultaat is een optimale integratie van BI die de onderneming bijzonder waardevolle inzichten geeft.

Dujardin Foods is in Europa een van de grootste producenten van diepgevroren groenten, kruiden, ingrediënten en kant-en-klaar maaltijden. Het hoofdkantoor ligt in het Belgische Ardooie, de Nederlandse vestiging staat in Etten-Leur. Het bedrijf distribueert vanuit de hoofdvestiging zijn producten op de Europese markt. Dujardin Foods telt zo’n 800 werknemers in het topseizoen.

De voedingssector is zeer complex en heeft te maken met snelle leveringen, krappe winstmarges en moeilijk te voorspellen landbouwoogsten en bovendien een strikte wettelijke regelgeving. De contracten met klanten hebben meestal een looptijd van een jaar en dat betekent dat ook de prijs voor die periode vastligt. De forecasting moet daardoor tot anderhalf jaar op voorhand gebeuren. Voor de prijsonderhandeling is een scherp inzicht nodig in de kostenstructuur, van transport en inklaring tot de kostprijs van de voedingswaren. Forecasting werd tot nu toe gedaan met behulp van spreadsheets, ervaring en ‘buikgevoel’.

Dujardin greep de behoefte aan een nieuw ERP-systeem aan om de forecasting te verbeteren met behulp van business intelligence. Voor zowel het ERP-systeem als de BI-component ging Dujardin in zee met Edan, dat een uitgebreide ervaring heeft in de voedingsindustrie. Edan installeerde Dynamics AX, het ERP-pakket van Microsoft, zorgde voor aanpassingen aan de behoeften van Dujardin Foods en adviseerde over het BI-traject. Die voorbereiding van BI kan ook het beste samen met de ERP-analyse plaatsvinden en niet los ervan. Zo worden dure overbodige BI-implementaties vermeden, waarbij achteraf de fundamenten van de rapportering, namelijk de ERP-gegevens, herzien moeten worden. Een dergelijke aanpak is slim, eenvoudig en vooral: niet duur. Is er na verloop van tijd dan toch nog behoefte aan meer? Dan kan altijd nog worden bekeken welke bijkomende BI-technologie of oplossingen nodig zijn.

Niet vanzelfsprekend

Bart Derhore, CIO van Dujardin Foods: “Op basis van mijn eerdere ervaringen zijn we van meet af aan gaan nadenken over welke managementinformatie we nodig zouden kunnen hebben. Dergelijke informatie wordt meestal vanzelfsprekend gevonden. Zeker vooraf wordt er meestal niet bij stilgestaan. Het gevolg is dat er pas na het live gaan naar wordt gekeken. Dat wilden we voorkomen.”

Ook in de visie van Edan moeten de BI-behoeften zo vroeg mogelijk in kaart worden gebracht. Zo’n ERP-systeem zal immers de data moeten opleveren die de ‘grondstof’ vormen van BI. Wanneer achteraf, als al vastligt welke gegevens het ERP-systeem oplevert, blijkt dat voor de managementinformatie toch andere basisgegevens nodig zijn, kost het grote inspanningen en veel geld om het ERP-systeem daarvoor aan te passen. Daarom is in overleg met de IT-afdeling en het management van Dujardin vóóraf bepaald welke informatie voor de bedrijfsvoering van belang zou kunnen zijn. Edan heeft er vervolgens voor gezorgd dat het ERP-systeem hier op werd toegesneden.

Karel Moijson, verantwoordelijk voor Business Intelligence bij Edan Business Software: “Onze BI-rol bij Dujardin was het geven van adviezen en het doen van suggesties. Uiteindelijk moet de klant natuurlijk zelf bepalen welke factoren voor hem van belang zijn. Het vaststellen van die factoren is zeker geen gemakkelijke oefening, het vergt veel inspanning en communicatie van het management van de klant. De inspanningen van bedrijven, voorafgaand aan een BI-traject, moeten ook altijd over de inhoud gaan: welke cijfers wil je gaan sturen? Welke gegevens zijn nodig en welke betrokken bedrijfsprocessen moeten hier rekening mee gaan houden? Pas daarna is een discussie over tools op zijn plaats.”

Dankzij deze visie beschikt het bedrijf nu over prima analyses en rapportages. De fundamentele informatievragen zijn opgelost. Het business intelligence-gedeelte is nu zodanig ingericht dat er een terugkoppelingscyclus ontstaat die voor voortdurende verbetering zorgt. Bovendien kan Dujardin nu zelf gemakkelijk zelfstandig informatievragen toevoegen en is de hulp van Edan daarbij niet meer nodig.

Karel Moijson: “Die informatievraag kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een ecologische toeslag die wordt verwacht. Zo’n toeslag kan nu alvast worden meegenomen in de prognose, zodat er een nog beter beeld ontstaat van de mogelijke kosten en zullen de marges in voor- en nacalculatie de werkelijke impact ervan weerspiegelen.”

Direct inzicht

Ook de klant kan nu direct inzicht krijgen in de stand van zaken rond een contract. Bart Derhore: “Dujardin Foods werkt meestal met jaarcontracten en klanten willen vaak tussentijds weten hoeveel er al geleverd is en hoeveel er nog geleverd kan worden, rekening houdend met onder andere  de beschikbare verpakkingsfolie – op voorraad én in bestelling. Voor de verpakking van onze private-label klanten kan vaak alleen na akkoord van de klant verpakkingsmateriaal worden besteld.. Voorheen kostte het antwoord op zo’n statusvraag van de klant heel wat tijd. Nu kan de vraag direct en correct beantwoord worden”

Doordat de basis goed was en in lijn met de verwachtingen van het management ten aanzien van de informatiebehoefte,  was het voor Dujardin niet nodig om te investeren in een specifieke BI-tool, Voor zijn BI-behoeften volstaat het gebruiksvriendelijke Excel.  De Excel-analyses zijn steeds gebaseerd op data uit Dynamics AX, iedereen gebruikt dezelfde basisgegevens zodat  er maar één waarheid is. De gebruikers zijn vertrouwd met Excel, maar zij hebben wel training gekregen in de BI-mogelijkheden van het pakket. In de eerste maanden na de implementatie werd samen met het IT- team een beperkt  aantal BI-sjablonen voor Excel uitgewerkt, maar al heel snel hebben de verschillende afdelingen zelf de touwtjes in handen genomen, en zo de nodige sjablonen aangemaakt zodat iedereen op eenzelfde manier kan rapporteren of informatie opvragen.

Doordat de gehele artikelstructuur is aangepast, vormt het nieuwe ERP-systeem een volledige weerspiegeling van het productieproces. Dat was voorheen niet het geval en op grond hiervan heeft Dujardin Foods besloten om ook geen historische gegevens in Dynamics AX te laden. Een conversie van de historische gegevens zou immers heel wat tijd en geld vergen. Hierdoor was dan ook geen datawarehouse en geen complexe BI-oplossing nodig om met die afwijkende gegevens om te gaan. De oplossing van Edan in combinatie met Excel als BI-tool is in de praktijk een perfecte keuze gebleken.

Troeven

Bart Derhore: “Door de koppeling met Dynamics AX weten we zeker dat de gebruikers voor hun BI-vragen steeds uitgaan van dezelfde basisgegevens en daarmee dus ook uitgaan van één waarheid. In Excel kunnen de gebruikers ook zelf draaitabellen aanpassen en dat levert veel flexibiliteit op. Niet alleen voor het beantwoorden van managementvragen - we kunnen bijvoorbeeld nu het service level afzonderlijk in kaart brengen – maar ook om direct te reageren op vragen van klanten. En er zijn nog meer troeven. We hebben nu veel beter inzicht in onze marges en kosten, doordat we allerlei verbindingen kunnen leggen en vergelijkingen maken, per klant, per regio, et cetera.”