Is 2014 het einde van data-gedreven Business Intelligence?

Als we één ding mogen noemen wat organisaties het afgelopen jaar duidelijk is geworden, dan is het wel het besef dat ze ‘iets’ moeten met alle data die beschikbaar is. Data binnen de eigen organisatie, maar vaker ook data daarbuiten, verrijken het beeld van de organisatie van haar klant ende markt. Er wordt veel geïnvesteerd in de implementatie van Business Intelligence (BI)-systemen, maar simpelweg een technische oplossing implementeren om data te verzamelen en analyseren volstaat niet meer. De toekomst van Business Intelligence ligt in de benadering vanuit het business-perspectief waarbij de informatievraag centraal staat en daaruit voortvloeiend de technische voorziening wordt gebouwd. Niet data-gedreven BI, maar business-gedreven BI is de toekomst.

BI-initiatieven worden tegenwoordig nog te vaak aangevlogen vanuit het technologische perspectief. Er wordt een platform gebouwd rond de beschikbare data, de rapportagebehoefte wordt kort tegen het licht gehouden en in de nieuwe vorm geïmplementeerd. De bouw van de technische voorziening staat hierbij centraal en is dominant door de benodigde inspanning en complexiteit. Het te ondersteunen proces erachter volgt vaak pas na een lang project en is uiteindelijk de sluitpost. Dit is zelden het pad dat leidt tot succes, want wat heb je aan die verzamelde en geanalyseerde informatie alsje er vervolgens niks mee kunt en doet?

Weinig. BI die écht waarde toevoegt aan de business begint niet met het verzamelen en analyseren van data, maar met het formuleren van het uiteindelijke doel en de strategieom deze doelen te behalen. Hoe willen we hierop sturen, wat willen we dan graag weten, welke data hebben we hiervoor nodig en hoe gaan we deze analyseren?

De volgende stappen bieden organisaties ondersteuning voor een succesvolle, business-gedreven aanpak van BI:

1.    Procesondersteuning. Bepaal eerst op welk niveau BI-ondersteuning nodig is vanuit het besturingsmodel. Dit kan op strategisch, operationeel en/of tactisch niveau zijn. Zo hebben veel zorginstellingen behoefte aan procesondersteuning op tactisch niveau in het efficiënter en eenvoudiger begroten en organiseren van het werkaanbod. De BI-oplossing zorgt er dan voor dat de financiële, personele en productiegegevens centraal en geconsolideerd worden opgeslagen, zodat de organisatie eenvoudig inzicht krijgt in de kosten en opbrengsten per product/dienst, afdeling, team of regio. De procesbesturing moet op alle niveaus zijn afgestemd om ervoor te zorgen dat er een consistente sturing in dezelfde richting is. Dus geen tegenstellingen tussen bijvoorbeeld de tactische en operationele besturing.

2.    Informatievraag.Voor het afleiden van de informatievraag moet er worden nagegaan of de beschikbare informatie ook echt leidt tot betere beslissingen. Het uiteindelijke doel van het proces en de uit te voeren activiteiten moeten helder zijn.Hoe meten we de output van een proces, de waarde creatie? Ook in deze fase is het belangrijk dat de eindgebruikers en andere betrokkenen eenzelfde betekenis en definitie van de informatie hanteren.

3.    Visualisatie. Zodra de informatiebehoefte is vastgesteld moet worden bepaald welke informatie als performance-indicatoren voor de verschillende procesverantwoordelijken bijeen wordt gebracht. Een aantrekkelijke visualisatie met mogelijkheden voor verdere analyses door de gebruiker, vergroot de toepasbaarheid. De ‘magie’ van real-time analyses, liefst vanaf een tablet, blijft verbazen.

4.    Toetsing. Stel de dashboards zo snel mogelijk ter beschikking aan de eindgebruiker. Er kan veel worden geleerd vanuit het eerste gebruik en aanpassingen zijn in dit stadium ook snel te maken. Werk dus incrementeel en implementeer snel. Bepaal na succes pas de koppeling met de datawarehouse-voorzieningen; dus wanneer inhoud en vorm duidelijk zijn.

5.    Ontwikkeling en implementatie. Het datawarehouse achter de BI-oplossing wordtontwikkeld en geïmplementeerd. Nu is exact duidelijk welke informatie en data nodig is en welke eisen worden gesteld aan de beschikbaarheid, de noodzakelijke capaciteit, de voeding van het warehouse en de kwaliteit van de data.

6.    Adoptie. Eindgebruikers moeten uiteindelijk met de oplossing werken waarbij vooral ook hun inzicht wordt vergroot. Zij kunnen een sterkere bijdrage leveren aan het verbeteren van processen en het sneller en beter onderbouwd beslissen.Het actief betrekken van de eindgebruikers bij de ontwikkeling, het doelgericht gebruiken en het bieden van een ruime nazorgperiode is erg belangrijk.

Al deze stappen dragen bij aan een succesvolle implementatie van business-gedreven BI. Op deze manier kan informatie zo efficiënt mogelijk worden benut en leveren investeringen het meeste rendement op. Veel organisaties komen sterk uit de crisis door scherper aan de wind te varen, mede op basis van goede terugkoppeling vanuit hun bedrijfsprocessen en betere kennis van hun klanten. Helaas verdwijnen er ook organisaties; aan hun goed gevulde datawarehouse zal het zeker niet hebben gelegen of was hier toch meer te halen?

Organisaties denken in 2014 steeds minder vanuit data, maar vanuit bedrijfsprocessen. Hopelijk kunnen we data-gedreven BI dan naar geschiedenisboeken verwijzen.

Door: Dolf-Jan Mulder, CTO bij ilionx