Hoe introduceer je AI succesvol op de werkvloer?

AI komt steeds vaker op de werkvloer terecht, dit biedt kansen en uitdagingen. Aangezien AI een complexe technologie is met tal van mogelijkheden, bestaan er uiteenlopende opvattingen en verwachtingen. Hoe kan je het succesvol introduceren bij collega's? En hoe zorg je ervoor dat collega's het ook effectief gaan gebruiken? AI is kostbaar, door goede adoptie weet de organisatie pas echt de vruchten van deze nieuwe technologie te plukken.

Succesvolle organisaties hebben een team voor digitale veranderingen en innovaties
Organisaties die een specifiek team hebben rondom digitale werkplek innovaties zijn succesvoller dan andere organisaties volgens onderzoek van McKinsey. Vanuit mijn ervaring kan ik dat beamen, echter we zien vaak dat organisaties niet zo’n team in huis hebben. Vaker zien we dat diverse collega’s als ‘stakeholder’ fungeren, maar onvoldoende mandaat hebben om nieuwe technologie te introduceren/de adoptie vorm te geven.

Omdat technologie continu verandert, kan juist een ‘digitaal werkplek’ team houvast en stabiliteit brengen voor alle collega’s. Mocht dit team er dus niet zijn, is dit hét moment om het op te starten: het is zaak om (IT) leiders, collega’s met inhoudelijke kennis, collega’s met business input en communicatiemedewerkers te combineren. Zo kan je met een klein team innovaties (continu) begeleiden in jouw organisatie. Technologie verandert continu, adoptie heeft dus ook voortdurend aandacht nodig.  

Met het team een effectieve introductie- en adoptiestrategie bepalen
Doelstelling van het eerder genoemde team is om de prioriteiten te bepalen: welke IT-verandering wordt als eerste gecommuniceerd en naar welke doelgroep(en), om vervolgens de boodschap vorm te geven. In het geval van AI, is de IT-verandering veelal dat AI ingezet wordt als persoonlijke assistent, zoals Microsoft Copilot, of als procesoplossing, bijvoorbeeld een support-chatbot voor klanten. Teams die zo’n strategie en roadmap bijhouden, staan veel nauwer in contact met hun collega’s en de wens(en) vanuit de business.

Omgaan met onwetendheid en weerstand: succesvol je boodschap bepalen
Onwetendheid en weerstand kunnen grote uitdagingen zijn voor het introduceren van AI bij collega’s. Dit speelt vooral op het vlak van datagebruik, privacy, baanonzekerheid (neemt AI mijn baan over?) en veiligheid. Deze bezwaren dienen eerst behandeld te worden, voordat er aan de daadwerkelijke AI-geletterdheid gewerkt kan worden. Duidelijkheid over deze thema’s bieden is dus verstandig alvorens de AI live te zetten bij collega’s. Wat mag je ervan verwachten en welk nut heeft het? Tot welke data heeft het toegang? Wanneer wordt het gelanceerd? Welke vragen heb jij? Hiermee neem je koudwatervrees en eventuele angsten weg. Ook zijn de collega’s bewust van de verandering die er aankomt en kan de volgende boodschap meer gaan over ‘de essentiële zaken die jij moet weten over ons AI-product’.

Als deze initiële stap overgeslagen wordt kunnen collega’s zich overvallen voelen. Het AI-product wordt mogelijk op een verkeerde manier ingezet, er komen veel meer support tickets en ook de weerstand kan groeien. Je kan de regie kwijtraken over de introductie van de innovatie en dat kan enorm veel tijd en energie kosten.

AI-geletterdheid in de praktijk: de technologie omarmen
Bij de implementatie van AI is het verstandig om medewerkers te trainen over de doelen en voordelen van AI, aangevuld door concrete voorbeelden hoe AI hun dagelijkse werkzaamheden kan ondersteunen en verbeteren. Bij grotere organisaties kan het trainen van medewerkers tijdrovend en (dus) kostbaar zijn. We hebben veel organisaties begeleid door het aanbieden van slimme, korte video nudges waarin we de essentiële functionaliteiten van AI hebben uitgelegd. In de praktijk gaat men ook niet van een nieuw product de hele handleiding lezen en alle functionaliteiten gebruiken. Deze video’s sluiten aan bij het proces van de medewerker, we helpen ze stap voor stap om alles van het AI-product te leren kennen – in hun eigen tempo. Kortom, verwijzen naar verdiepende bronnen of aanvullende materialen is prettig zodat medewerkers zich verder in AI kunnen verdiepen.

Ik heb twee inzichten uit de praktijk die misschien wat afwijken van de verwachting. Voor thema’s als vaardig prompten en voorbeelden van hoe je AI in kan zetten voor zakelijke processen, is de tip dat het erg leuk is om met een collega de (video)content te maken. Dit zorgt voor herkenbaarheid en vertrouwdheid. De andere tip is dat je best content met een kwinkslag of een grapje mag maken. Nieuwe technologie is leuk en de content mag dus ook verfrissend zijn!

Ten slotte is het voor de AI-geletterdheid ook belangrijk om de risico’s te benoemen, bijvoorbeeld dat collega’s weten hoe AI de antwoorden genereert, en ze kunnen beoordelen of deze antwoorden kloppen en daadwerkelijk bruikbaar zijn. AI is immers ook niet foutloos.

De boodschap succesvol verspreiden
Het inzetten van een effectief medium is belangrijk, je kunt bijvoorbeeld denken aan intranet of SharePoint. Maar wees je bewust van de beperkingen hiervan: deze platforms zijn niet proactief en je kunt niet controleren of de kennis goed overkomt. Live trainingen bieden een alternatief, al is dit tijdsintensief voor collega’s en komt het met een investering. Een andere optie is om apps te overwegen die interactieve informatie naar specifieke doelgroepen binnen de organisatie kunnen sturen. Hiermee kun je niet alleen de impact meten, maar ook feedback efficiënt verwerken.

Door dit strategisch met je team toe te passen, maximaliseer je de betrokkenheid van medewerkers en verzeker je dat jouw AI-project een aanzienlijke impact kan maken. Je bouwt een omgeving waarin medewerkers met enthousiasme en vertrouwen van AI gebruik maken, waardoor de organisatie de volledige voordelen van deze evoluerende technologie kan benutten.

Sjoerd Koolen is CEO bij WorkplaceBuddy.