Doculayer helpt KPN met digitalisering twee miljoen sales-contracten

KPN heeft een samenwerking gesloten met Doculayer.ai. KPN zet het intelligente content platform van Doculayer.ai op basis van artificial intelligence en machine learning in voor de digitalisering van ruim twee miljoen sales-contracten.

Omdat contracten op verschillende plekken in de organisatie werden gearchiveerd was het een uitdaging om contracten op een efficiënte manier te beheren. Ook wilde KPN de impact van papieren archieven op het milieu verkleinen en duurzamer gaan werken. Daarom besloot het bedrijf alle sales-contracten volledig te digitaliseren en onder te brengen in één centrale digitale omgeving.  

Gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt
KPN ging op zoek naar een efficiënte en slimme oplossing voor contractbeheer en koos uiteindelijk voor Doculayer.ai. Hans Bakker, Procesketen Manager, Contract 2 Cash KPN Zakelijke Markt: “We hebben een uitgebreide selectieprocedure doorlopen. De keuze viel op Doculayer.ai, omdat zij ons een gebruiksvriendelijke en kostenefficiënte oplossing boden. Het platform is gebaseerd op de nieuwste artificial intelligence- en machine learning-technologie. Daarnaast bracht Doculayer.ai veel expertise over bedrijfsprocessen en compliance mee. Daarmee konden ze ons ook goed adviseren over de meest efficiënte implementatie.”

In vier jaar werden zes verschillende archiefomgevingen gemigreerd naar één centrale digitale omgeving waarin alle sales-contracten nu te vinden zijn. Alle papieren archieven zijn verwijderd en worden nu alleen nog hardcopy opgeslagen als dit wettelijk verplicht is. Dankzij de AI- en machine learning-functionaliteit van Doculayer.ai, kunnen medewerkers contracten nu veel makkelijker vinden en opvragen. Dit scheelt tijd en stelt KPN in staat het volledig potentieel uit de beschikbare data te halen.
 
Koppeling Doculayer.ai en Salesforce
In de toekomst wordt het Doculayer.ai-platform gekoppeld aan Salesforce, het CRM-systeem van KPN. Momenteel worden contracten die voortkomen uit  Salesforce nog door medewerkers gearchiveerd in Doculayer.ai. Door een API te bouwen voor de communicatie tussen Salesforce en Doculayer.ai vindt digitaal archiveren straks volledig geautomatiseerd plaats. Daarmee wordt contractbeheer bij KPN in de toekomst nog efficiënter.