BghU zet Robotic Process Automation in voor verhogen datakwaliteit

BghU, Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, zet Robotic Process Automation (RPA) om de eigen datakwaliteit te verhogen en de dienstverlening richting het bedrijfsleven te verbeteren.

Een belangrijk aspect van de BghU’s dienstverlening is de digitaliseringsslag van het belastingproces. Deze moet verder geoptimaliseerd worden voor de aangesloten gemeenten en het Hoogheemraadschap. Hiervoor moet de interne basisadministratie op orde zijn en mag de onderbezetting op de administratieve afdeling geen belemmering zijn voor de dienstverlening.

Balans tussen datakwaliteit en dienstverlening
BghU heeft contact gezocht met het Nederlandse bedrijf Coforce om de basisadministratie te verrijken met externe bronnen door middel van de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Silvan van Rooijen projectleider ICT-beheer licht de ambitie van BghU toe: “We zijn constant op zoek naar kansen de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, waarbij het kostenaspect en modern werkgeverschap in balans zijn. Met de inzet van RPA kunnen we verder digitaliseren en kostenvoordeel bereiken. We hoeven minder waardevolle menselijke resources in te zetten op terugkerende eenvoudige werkzaamheden. De vrijkomende middelen kunnen we inzetten op andere verbetertrajecten binnen de BghU”.

Terugkerende werkzaamheden
Met de RPA-technologie kunnen hoog-volume terugkerende administratieve werkzaamheden eenvoudig worden geautomatiseerd. Een eerste project was het verrijken van de eigen basisadministratie met behulp van gegevens uit de Kamer van Koophandel (KvK). Deze kerngegevens van bedrijven zijn benodigd om inloggen op het digitaal loket van BghU via eHerkenning voor het bedrijfsleven mogelijk te maken.

Volgens Henri van Wijk, projectmanager RPA bij BghU, werd de basisregistratie voorheen handmatig door medewerkers verrijkt. “Dit waren tijdrovende en foutgevoelig werkzaamheden waar niemand enthousiast van werd. Nu worden deze taken door een virtuele medewerker, een software robot, overgenomen. Alleen de uitzonderingen worden met mensenogen gecontroleerd, de rest doet het systeem”.

Het resultaat is dat de basisadministratie van BghU completer en betrouwbaarder geworden is doordat de software robot van Coforce geen fouten maakt of regels overslaat. De kwaliteit van data is direct zichtbaar gestegen. Ook zijn de medewerkers erg tevreden over de inzet van de nieuwe virtuele collega. Zij hoeven zich immers niet meer bezig te houden met eentonig administratief werk, aldus betrokken partijen.