Rick van der Lans: De data-strategie is de puzzel

Ontelbare keren in de geschiedenis is het van IT voorgekomen dat IT-afdelingen zonder succes aan het topmanagement gevraagd hebben te investeren in, bijvoorbeeld, een nieuwe technologie, een nieuw programma voor gegevenskwaliteit of een nieuwe ontwerptechniek. Er is uiteraard niet één reden aan te geven waarom een IT-afdeling hierin niet altijd slaagde, maar het ontbreken van een data-strategie is absoluut een hoofdreden. Het is altijd al een essentieel concept geweest, maar nu dat gegevens voor veel organisaties steeds waardevoller zijn geworden, is een data-strategie van cruciaal belang.

Een data-strategie bevat een organisatiebreed plan voor het gebruik van gegevens als een belangrijke troef voor iedere vorm van besluitvorming. Het beschrijft, bijvoorbeeld, waarom een organisatie gegevens wil opslaan, welke gegevens opgeslagen moeten worden, wat de plannen zijn met betrekking tot het gegevensverbruik, wat de visie is met betrekking tot de gegevens en hoe de data-strategie geïmplementeerd moet worden. Een data-strategie moet afgestemd worden op de organisatiedoelstellingen en andere bedrijfsstrategieën.

Als er geen data-strategie is, hebben veel nieuwe IT-voorstellen nauwelijks enige context. Stel dat een IT-afdeling het voorstel doet te investeren in een nieuwe analytische SQL database server of in Hadoop, dan moeten zij wel het waarom uitleggen. De reden is waarschijnlijk om de performance van rapportage te verbeteren. Het topmanagement zal vervolgens willen weten waarom het nodig is de performance te verbeteren. Hoe past dit in de bredere context van zaken? Of, hoe kunnen zij zien wat de verbetering van de gegevenskwaliteit oplevert als er geen globaal plan is en het niet duidelijk is welke invloed dit op de organisatie heeft. Het is alsof het management gevraagd wordt te investeren in een puzzelstukje terwijl er voor hen geen puzzel bestaat waarin dat puzzelstukje past. Het ontbreken van een dergelijke puzzel maakt het moeilijk voor het topmanagement om IT-investeringen te rechtvaardigen.

De data-strategie is dus de puzzel. Het voorstellen van een nieuw idee, nieuwe technologie en nieuwe applicaties is zinvoller wanneer een dergelijke puzzel bestaat en wanneer deze door het management is aanvaard. In dit geval staat in elk voorstel hoe het een nieuw puzzelstukje vormt en hoe deze in de grote puzzel past. Bijvoorbeeld, als in de data-strategie gesteld wordt dat de gegevens die ter beschikking staan van leveranciers van de organisatie binnen vier jaar meer dan 99,5% correct moeten zijn, dan is het begrijpelijk voor het topmanagement waarom de functie van een data steward geïntroduceerd moet worden, of waarom er een data-cleansing product aangeschaft moet worden. Zoals aangegeven, een data-strategie maakt het makkelijker om een dergelijke investering te rechtvaardigen. Zonder data-strategie is er geen zakelijke context.

Als een organisatie nog geen data-strategie heeft, moet deze zo snel mogelijk ontwikkeld worden. Schuif alle voorstellen voor nieuwe producten, nieuwe projecten, nieuwe technologieën en dergelijke maar even terzijde, en investeer eerst in een data-strategie en zorg dat deze door het topmanagement aanvaard wordt. Een data-strategie beschrijft tenslotte de regels voor het opslaan, verwerken en gebruiken van gegevens en bevat de visie met betrekking tot het omgaan met de gegevens. De data-strategie is de puzzel en als de nieuwe ideeën en voorstellen passen in de puzzel, zijn ze vele malen gemakkelijker te verkopen.