BPSolutions ondersteunt Spaarne Gasthuis met IT Programma & Integratie management

Per 1 mei 2014 zijn de besturen van het Kennemer Gasthuis en het Spaarne Ziekenhuis gefuseerd. De ziekenhuizen fuseren juridisch op 22 maart 2015 en gaan dan verder onder de naam Spaarne Gasthuis. De komende jaren bouwen de ziekenhuizen verder aan deze fusie. Door de krachten te bundelen kan het Spaarne Gasthuis hoogwaardige zorg dichtbij blijven garanderen voor haar patiënten. Door de fusie kunnen de ziekenhuizen naast de hoge kwaliteit van zorg ook verdere specialisatie mogelijk maken, bijvoorbeeld in de zorg aan patiëntenmet kanker. De afgelopen jaren zijn de ziekenhuizen al intensiever gaan samenwerken. Zo wordt er gewerkt aan de invoering van één gezamenlijk elektronisch patiëntendossieren ziekenhuis informatiesysteemgenaamd ‘Epic’.

Het fuseren van twee ziekenhuizen trekt een zware wissel op de menselijke resources van een organisatie. Er moet een juiste balans gevonden worden tussen de activiteiten die de fusie ondersteunen en de activiteiten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Spaarne Ziekenhuis en Kennemer Gasthuis hebben BPSolutions gevraagd om te ondersteunen in zowel fusie gerelateerde als reguliere activiteiten.

Programma management office
BPSolutions verzorgt het programma management voor één van de programma’s binnen de fusie en heeft een programma management office opgezet en tevens bemand. De verschillende programma’s die in het kader van de fusie worden onderscheiden zijn: ZIS/EPD (EPIC), medische applicaties, bedrijfsondersteunende applicaties en ICT Infrastructuur. Het programma management office is erop gericht de samenhang tussen deze verschillende programma’s te borgen.

Bij het opzetten van een programma management office en het implementeren van de standaard manier van werken waren de volgende zaken belangrijk:

• Aansluiting zoeken bij de bedrijfscultuur van de klant;
• Zaken niet ingewikkelder maken dan strikt noodzakelijk;
• Binnen 2 weken een structuur opzetten waar zinvol overleg plaats kan vinden;
• Een standaard manier van werken implementeren om grip te krijgen en te houden op de bekende projectvariabelen;
• Inzichtelijk maken van onderlinge afhankelijkheden en (resource)knelpunten;
• Inrichten van efficiënte processen.

De opgezette overlegstructuur is erop gericht de zwakke plekken in de samenwerking tussen de programma’s duidelijk te maken. Het programma management office staat de programma’s met raad en daad bij om die zwakke plekken weg te nemen met activiteiten als:

• Het verbeteren van de communicatie tussen de programma’s;
• Opzetten van een geïntegreerde planning over de programma’s heen;
• Opstellen van communicatieplannen;
• Voorbereiding van de in beheername van de geïntegreerde omgeving; 
• Uitwerken van het enterprise architectuur model tot een praktisch hulpmiddel bij het maken van keuzes op alle niveaus en alle gebieden binnen de ICT.

Het programma management office rapporteert direct aan de IT Managers.

Voordelen
De aanpak van BPSolutions biedt het Spaarne Gasthuis voor de volgende voordelen:

• Er is een strakke sturing op scope, tijd, kwaliteit en budget (de bekende projectvariabelen) zodat de Stuurgroep niet voor verrassingen komt te staan;
• Het ingerichte programma management office zorgt voor tijdige, pasklare en relevante stuurinformatie om besluitvorming te ondersteunen. Dit vormt de brug tussen inhoudelijke teamleden en besluitvormers;
• Hoogwaardige expertise op het gebied van applicatie integratie en infrastructuur gebied;
• Kennis en ervaring met fusies en overnames en de daarbij behorende problematiek binnen organisaties.

Pauline Schömbs, Manager ICMT Spaarne Gasthuis: “De medewerkers van BPSolutions zijn in staat om overzicht en rust te bewaren en ons met deze transitie en alle daarbijhorende uitdagingen te ondersteunen. Ze passen zich snel aan en hebben de juiste fit met het team.”