´Visie: Zelfsturende teams kunnen echt zelfstandig ondernemen met dashboards

Veel zorgorganisaties kiezen ervoor zelfsturende teams in te zetten die de inrichting en organisatie van hun eigen dagelijkse werkzaamheden bepalen. Het zijn vaak pluriforme teams die verschillende zorgdisciplines vertegenwoordigen en in grote mate budgetverantwoordelijkheid en resultaatverplichtingen hebben. Dat vraagt om goedeICT-ondersteuning vanuit het hoofdkantoor , maar ook om specifieke instrumenten en dashboards om wederzijds waarde te halen uit alle data die gegenereerd wordt.  

Een team dat grotendeels zelfstandig de inzet en uitvoering van de zorg kan bepalen, moet ook gerichte informatie krijgen om daadwerkelijk zelf te kunnen sturen. Business Intelligence (BI)-oplossingen zijn van oudsher instrumenten voor verantwoording van resultaten voor het hogere management. Het gaat dan vrijwel altijd om inzichten achteraf: hoe hebben we het gedaan? Maar als er verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden neergelegd, dan moet BI ook op operationeel niveau toepasbaar zijn. Van zelfsturende teams wordt ondernemerschap verwacht. Maar om te kunnen ondernemen, moet je beschikken over actuele managementinformatie.

Zo hebben we recent voor een opdrachtgever in de gehandicaptenzorg dashboards gemaakt voor de teams die de dagbehandeling verzorgen. Die teams hebben daarmee op ieder moment  inzicht in de realisatie en de te verwachten inzet in de aankomende weken. Nu kunnen zij zelf keuzes maken en echt ondernemen en gezamenlijk met het team werken aan de resultaten.

Je moet wel weten waar naartoe
Het hoofdkantoor moet wel bereid zijn om relevante informatie te delen met de teams. Dan gaat het over financiële data, budgetten, personeelsgegevens, maar ook over doelstellingen en kwaliteitscriteria. Als je wilt sturen, moet je ook weten waar naartoe tenslotte. Al die informatie moet heel toegankelijk en inzichtelijk gemaakt worden op werkvloerniveau. De teams moeten op elk moment managementinformatie kunnen raadplegen en specifieke rapportages kunnen samenstellen die voor hun werkzaamheden en op hun niveau van belang zijn. Dat is een vorm van selfservice BI die lang nog niet overal gemeengoed is.

Het is niet een kwestie van ‘onesize fits all’. Bij de eerdergenoemde instelling is ook een klein team zelfstandige specialisten die ambulant zorg leveren. Voor dit team is het van belang dat de specialisten snel en dynamisch informatie kunnen inzien om het werk te ondersteunen. In het dashboard voor dit team ligt de focus op andere datasets.

Past het binnen de centrale strategie?
Belangrijk is dat zowel hoofdkantoor als teams putten uit dezelfde centrale dataset. Vervolgens kun je die dataset vanuit verschillende invalshoeken en op verschillende niveaus benaderen. Maar het allerbelangrijkste is misschien nog wel dat de BI-instrumenten passen binnen de centrale ICT-strategie van de organisatie. Zoals de gehele ICT-ondersteuning van zelfsturende teams een integraal onderdeel moet zijn van de strategie. BI is bedoeld om grip te krijgen en meer te kunnen doen met alle beschikbare data. Maar het uiteindelijke doel moet toch zijn dat bedrijfsprocessen effectiever en doelmatiger verlopen. Zeker  in de zorg.

BI op de werkvloer
Zelfsturende teams zijn een uitstekend model om ondernemerschap op de ‘werkvloer’ te stimuleren. Het model kan tot mooie resultaten leiden: tevredener medewerkers, minder kosten, betere zorg. Dan moeten de randvoorwaarden en de ondersteuning wel goed zijn. BI-oplossingen kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de zelfsturende teams als die laagdrempelig genoeg zijn en goed aansluiten bij het niveau en de behoeften van de teams.

Marcel Lucker is  Directeur sales en marketing bij Winvision