Houd de dief!

Dropbox, Google Drive en Microsoft SkyDrive zijn echt geweldige concepten. Bestanden die via deze online opslagdiensten worden opgeslagen zijn vrijwel direct beschikbaar op pc, laptop, smartphone en tablet en kunnen met een muisklik worden gedeeld via e-mail, Facebook, Twitter en nog een hele reeks aan toepassingen. En voor de kosten hoef je het niet te laten: met een gratis account heb je bij Microsoft SkyDrive al 7 gigabyte aan opslagruimte tot je beschikking.

Geen wonder dat Dropbox en aanverwante applicaties vaak standaard aanwezig zijn op smartphones en tablets, oftewel de mobiele devices die in toenemende mate worden gekoppeld aan het bedrijfsnetwerk. En daar beginnen voor bedrijven ook de problemen. Want waar publieke opslag- en filetransferdiensten een zegen zijn voor de gebruiker zijn ze een ware nachtmerrie voor de beheerder van (vaak vertrouwelijke) informatie.

Een deel van de nachtmerrie schuilt in het persoonlijke karakter van deze publieke opslag- en filetransferdiensten. Zakelijke bestanden die in bijvoorbeeld Dropbox worden opgeslagen, belanden in een ‘persoonlijke cloudcontainer’. Verlaat de eigenaar van die container de organisatie, dan is dat met medeneming van de zakelijke documenten. Op die manier verliest de organisatie de controle en het intellectueel eigendom over haar eigen documenten. Aan de IT-afdeling de uitdaging om gevoelige informatie binnen een organisatie te houden die steeds mobieler wordt.

Een ander nadeel van een publieke dienst zoals Dropbox is dat informatie versnipperd raakt waardoor de beheerder niet meer weet waar hij zijn data terug kan vinden. Als de data governance niet op orde is, is de organisatie niet meer ‘in control’ wat bijvoorbeeld problemen op kan leveren op het gebied van compliancy. Bovendien is het lastig om een back-up te maken van versnipperde data, om nog maar te zwijgen over het herstellen ervan.

Een optie is de genoemde opslagdiensten rigoureus blokkeren, maar dat is in mijn ogen niet de juiste oplossing. Daarmee ontneem je medewerkers ook de voordelen die een dienst als Dropbox wel degelijk biedt. Bovendien is blokkeren een bijna onmogelijke opgave. De diensten worden toch wel gebruikt, al is het op privé-apparatuur die gebruikmaakt van het publieke mobiele netwerk en waar de IT-afdeling geen invloed op heeft.

Een betere oplossing is het bieden van een veilig, zakelijk alternatief voor Dropbox. Een alternatief waarbij je weet waar je gegevens zich bevinden en je niet het eigendom over je eigen data verliest. Waarbij een document niet wordt gedeeld alsof het een privédocument is en je de zekerheid hebt dat je een bepaald bestand ook weer terug kunt krijgen. Wees wel snel met het bieden van een veilig alternatief, want anders is het gebruik van bijvoorbeeld Dropbox niet te stoppen en nemen werknemers bewust of onbewust de benen met uw gevoelige informatie.

Richard Kroese is bij Novell als Regional Sales Director verantwoordelijk voor de verkoop in noord EMEA.